Акт приема передачи документов

Акт приема передачи документов

.

Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.

  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.

Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура.

Передача дел в кадровой службе

Внимание

В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров. Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры. Проверяем документы Далее составляем список имеющихся документов.

Как передать кадровые документы новому кадровику

ИвановнаТема: Документы кадровой службыРубрика: Заполняем без ошибок В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены? Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность.

Прием-передача дел в кадровой службе

Важно
Акт приема передачи кадровых документов – образец его составления можно скачать по ссылке, которая представлена в статье. Из публикации читатель узнает о том, каким образом правильно составить акт, какую информацию следует в него включить. Скачать образец акта приема-передачи СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

  • 1 Что такое акт-приема передачи кадровых документов?
  • 2 Акт передачи кадровых документов – образец и перечень сведений, которые должны в нем содержаться

Что такое акт-приема передачи кадровых документов? Рассматриваемый акт составляется в том случае, если в организации меняется ответственное за хранение и составление кадровых документов лицо.

Несмотря на то, что законодательно процедура передачи дел не урегулирована, очень важно уделить ей пристальное внимание. Это позволит избежать дальнейшей путаницы в кадровом делопроизводстве.

Оформление приема-передачи кадровых документов

Акт приёма передачи кадровой документации Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут. В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Кадровая служба с нуля

Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Акт приема-передачи кадровых документов — образец

Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225). Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится).


В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек.

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве. Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения. Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы.

При этом также нужно опираться на сроки хранения документов. Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа. Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год.

График отпусков на 2016 год заканчивает свое действие 31 декабря 2016 года. Хранить его следует весь 2016 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2017 года.

Особенности кадрового делопроизводства

К ним относятся: Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. Правила распорядка труда (далее — Правила)

  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ.

    Акт приема-передачи документов

    Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.

  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий.

Главные детали в контроле на бумаге Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов. С какой целью осуществляется Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба.

Инфо

Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ. Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах. Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Коллегии Росархива от 06.02.02);

  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Акт приема передачи документов

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации.

В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

  • название документа;
  • текущая дата составления документа;
  • место составления документа;
  • полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
  • наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
  • полное название предприятия, которому адресован документ;
  • наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
  • перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
  • присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
  • подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
  • оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Форма акта приема-передачи документов

.

.

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел — документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому.

Акт приема-передачи документов. Скачать образец

Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.

Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи.

В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.

Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем.

Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:

  • Дата оформления;
  • Место составления;
  • Название документа;
  • Сведения о том, кто является передающей стороной;
  • Сведения о том, кто является получателем документации;
  • Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
  • Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
  • Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
  • Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
  • Подписи обеих сторон.

Один подписанный экземпляр акта приема-передачи передается передающей стороне, например, увольняющемуся директору, главному бухгалтеру.

Апрель 29, 2017


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *