Книга жалоб и предложений

Книга жалоб и предложений

Книга отзывов и предложений – документ, который применяется предприятиями розничной торговли, а так же предприятиями, которые предоставляют услуги. Располагается данный документ на видном месте и обязателен для заполнения по требованию любого потребителя.

Правила заполнения и ведения данной Книги:

  1. Книга должна быть пронумерована, скреплена печатью предприятия, прошнурована, а так же зарегистрирована в соответствующих органах до начала ее ведения.
  2. Располагаться данный документ должен на видном для потребителей месте в раскрытом виде.
  3. Рядом с Книгой должны находиться ручка для записей или же карандаш.

Владелец предприятия или же лицо, его замещающее должны быть сразу же оповещены относительно отображенных жалоб. В течение 2 недель ими должны быть приняты соответствующие меры (устранение нарушений). На обратной стороне жалобы потребитель, как правило, указывает свой адрес. В обязательном порядке все действия, которые были отрегулированы, должны быть указаны в ответе потребителю и направлены на его адрес. Все копии ответов, отображенных к Книге отзывов и предложений, которые были направлены потребителям, хранятся у Генерального директора предприятия на протяжении 1 отчетного года.

«ИНСТРУКЦИЯ О КНИГЕ ОТЗЫВОВ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ И ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ» (утв. Приказом Минторга СССР от 23.07.73 N 139) (ред. от 01.03.95)

Утверждена
Приказом Минторга СССР
от 23.07.73 N 139

1. Все предприятия розничной торговли и общественного питания ведут книгу отзывов и предложений установленной формы, в которую покупатели (посетители) записывают жалобы, предложения и замечания.

Содержание

Как оформить книгу жалоб и предложений?

2. Книга отзывов и предложений находится в торговом зале предприятия в специальном открытом футляре на видном и доступном для покупателей (посетителей) месте.

3. В универмаге или магазине, имеющем отделы, книга отзывов и предложений ведется в каждом отделе, а на крупных предприятиях общественного питания — во всех залах обслуживания.

4. В магазине самообслуживания книга отзывов и предложений находится на каждом этаже в узле расчета.

5. В павильоне, киоске, палатке, автолавке книга отзывов и предложений помещается на видном месте и предъявляется покупателям по первому требованию.

6. Покупателю (посетителю), желающему внести запись в книгу отзывов и предложений, должны быть созданы для этого необходимые условия (предоставлены ручка или карандаш, стол, стул). Запрещается требовать от заявителей предъявления каких-либо личных документов или объяснения причин, вызвавших необходимость написания жалобы, предложения, замечания.

7. Работник магазина (предприятия общественного питания), действия которого вызвали жалобу, должен немедленно сообщить об этом администрации магазина (предприятия общественного питания) и представить письменное объяснение по содержанию жалобы.

8. Руководитель предприятия или его заместитель обязаны в двухнедельный срок рассмотреть внесенную в книгу отзывов и предложений запись, внимательно разобраться в существе вопроса и принять необходимые меры к устранению отмеченных недостатков и нарушений в работе предприятия или осуществлению приемлемых предложений.

Жалоба или заявление покупателя (посетителя) рассматривается администрацией совместно с профсоюзной организацией и в необходимом случае выносится на обсуждение коллектива предприятия, отдела, секции, цеха в присутствии виновного работника.

Для сведения лица, написавшего жалобу, и контролирующих лиц администрация делает в книге отзывов и предложений на оборотной стороне заявления отметку о принятых мерах и в пятидневный срок в обязательном порядке направляет письменный ответ заявителю, указавшему свой адрес.

Копии ответов покупателям (посетителям) хранятся у администрации предприятия в специальном деле до конца текущего года.

9. Записи покупателей (посетителей) и других граждан в книге жалоб и предложений с целью оправдания действий работника торгового предприятия, на которого поступила жалоба, подлежат проверке и принимаются во внимание только при подтверждении изложенных фактов.

10. В случае если для принятия мер по устранению отмеченных покупателем (посетителем) недостатков или осуществлению его предложений требуется более пяти дней, то руководитель предприятия или его заместитель устанавливает необходимый срок (но не более 15 дней), о чем делает в книге соответствующую отметку.

В случае когда вопрос не может быть решен на предприятии, администрация в пятидневный срок выносит его на рассмотрение вышестоящей торговой организации и ставит об этом в известность заявителя, указавшего свой адрес.

11. Жалобы на грубое нарушение правил торговли, розничных цен, а также отрицательные отзывы о работе администрации предприятия в пятидневный срок передаются администрацией на рассмотрение вышестоящей торговой организации.

12. Руководители вышестоящей торговой организации обязаны не реже одного раза в квартал проверять правильность ведения книг отзывов и предложений на всех подведомственных предприятиях торговли и общественного питания, устранять имеющиеся недостатки в рассмотрении жалоб и причины, порождающие жалобы.

О результатах проверки, предложениях по порядку ведения книг и устранению выявленных недостатков в рассмотрении жалоб проверяющие обязаны вносить соответствующие записи в контрольный журнал предприятия.

13. Изъятие книги отзывов и предложений из торгового предприятия вышестоящими и другими организациями для проверки, снятия копий и других целей не допускается.

14. На работников организаций и предприятий торговли и общественного питания, виновных в нарушении установленного порядка ведения книг и рассмотрения жалоб и предложений покупателей (посетителей), налагаются дисциплинарные взыскания.

15. Обоснованные жалобы, их количество и характер учитываются при подведении итогов социалистического соревнования, решении вопросов о материальном и моральном стимулировании работников, премировании за выполнение и перевыполнение плана товарооборота при условии обеспечения высокого качества обслуживания покупателей.

16. Книга отзывов и предложений является документом строгой отчетности и не может списываться до ее заполнения.

Не полностью заполненная на предприятии в течение года книга отзывов и предложений продлевается на следующий год, о чем выдавшая ее организация делает соответствующую запись в книге. По заполнении всей книги она вместе с кратким отчетом о характере жалоб и принятых мерах передается в вышестоящую торговую организацию. О приеме книги торговой организацией делается отметка в специальном журнале. Принятая книга хранится в течение одного года; взамен предприятию немедленно выдается новая книга.

17. Торговая организация (торг, трест, орс и др.) обеспечивает все подведомственные предприятия торговли и общественного питания книгами отзывов и предложений, выдает их предприятиям в пронумерованном и прошнурованном виде, заверенными подписью руководителя и печатью торговой организации. Дата выдачи книги и наименование получившего ее предприятия регистрируются выдавшей книгу торговой организацией в журнале, указанном в п.16 настоящей Инструкции.

18. Полный текст Инструкции, адреса и номера телефонов вышестоящей торговой организации и Госторгинспекции печатаются на начальных листах книги отзывов и предложений.

\r\n

Как оформить книгу жалоб и предложений?

Книга жалоб и предложений — это форма обратной связи организации, предоставляющей различного рода услуги, с клиентами. Последние оставляют в ней отзывы и предложения о работе организации. Как правильно оформлять книгу жалоб и предложений и где ее хранить, вы узнаете из нашей статьи.

Что такое жалобная книга ?

Книгу жалоб и предложений потребитель вправе потребовать в случае ненадлежащего оказания услуг, чтобы записать туда все свои претензии к организации. На основании записи клиента должна быть проведена соответствующая проверка, и виновные лица должны быть наказаны. Если этого сделано не будет, то контролирующие органы могут наложить административный штраф на руководителя организации.

Ни в одном нормативном правовом акте не закрепляется форма жалобной книги . Законом предусмотрена лишь обязанность продавца подавать книгу жалоб по первому требованию покупателя. Жалобная книга является документом строгой отчетности, поэтому ее нельзя выкинуть, пока она не будет списана должным образом и не закончится срок ее хранения. Если до конца года жалобная книга не будет заполнена до конца, то она пролонгируется на следующий год. После окончания свободных страниц книга хранится 1 год и списывается.

Если вы не нашли книгу жалоб в организации, она оформлена ненадлежащим образом или ее не предоставляют по первому требованию, это может быть основанием для обращения с соответствующей жалобой в территориальный орган Роспотребнадзора. В данном случае продавец может быть привлечен к административной ответственности по статье 14.8 КоАП РФ, и на него может быть наложен штраф от 500 до 1 000 руб.

Рассмотреть вашу жалобу должны в течение 30 дней. Кроме того, если вы оставили обратный адрес для связи, вам должны отправить отчет по результатам проверки вашего обращения.

Книга жалоб и предложений: как оформить и где хранить?

Для того чтобы вас не обманули и не подсунули простую тетрадку вместо специально оформленного документа, мы расскажем, как должна выглядеть официальная книга жалоб и предложений .

  1. Жалобная книга обычно называется Книга отзывов и предложений. Очень часто ее выпускают в типографском варианте, который уже оформлен надлежащим образом. Листы книги должны быть пронумерованы, книга прошнурована и заверена печатью организации. Делается это затем, чтобы сотрудники не смогли вырвать листок с целью убрать ненужную жалобу.
  2. Книга жалоб и предложений всегда должна находиться на видном месте и подаваться по первому требованию потребителя.
  3. Книга состоит из нескольких десятков листков в твердой обложке. На первых страницах должны содержаться инструкция по ее заполнению и телефоны контролирующих организаций. Далее каждый листок представляет собой форму для заполнения из двух страниц: на лицевой стороне листа потребитель пишет свою жалобу, а на оборотной уполномоченное лицо организации должно отчитаться о результатах ее рассмотрения.

Как правило, жалобная книга располагается на видном месте, на специальном стенде. Во избежание ее утери или хищения многие организации оставляют лоток для жалобной книги пустым, но пишут, что попросить ее предоставить можно у уполномоченного лица, например у старшего продавца или менеджера.

Что делать, если жалобную книгу не дают?

Если по каким-то причинам представитель организации отказывается давать вам жалобную книгу, попробуйте сделать следующее:

  • выясните причину отказа
  • попросите позвать более старшего по должности представителя продавца
  • пригрозите обращением в контролирующие органы (для устрашения можете начать набирать номер на мобильном)
  • включите диктофон на мобильном, и начинайте вести запись
  • оставьте письменную претензию, написав ее в 2 экземплярах — один передайте представителю продавца, на втором попросите его расписаться в получении.
  • Ну и, конечно, если все эти действия не привели к удовлетворению ваших претензий, защищайте свои права потребителя путем обращения в Роспотребнадзор (См. Как написать жалобу в Роспотребнадзор? Образец ).

    Книга жалоб и предложений

    Декабрь 7th, 2014 | Автор: admin

    Именно так – книга отзывов и предложений называется этот документ. При этом история существования жалобной книги начинается в дореволюционной России.

    Изначально книга отзывов и предложений была задумана как средство обратной связи с клиентами. Она широко применялась, и до сих пор применяется, в розничной торговле и на предприятиях сферы услуг.

    Российские законы о жалобной книге

    Согласно современному законодательству, книга отзывов и предложений обязательно должна быть прошнурована и пронумерована.

    Очевидно, что эта мера нужна для того, чтобы заинтересованные лица не могли просто вырвать страницу с неугодным им отзывом и забыть о нем.

    Прореагировать на жалобу администрация заведения обязана в течение двух недель. При этом клиент, пишущий отзыв в книге, должен оставить свои данные: имя и адрес, чтобы с ним можно было связаться по итогам мер, принятых на устранение его претензий.

    Книга отзывов и предложений предъявляется по первому требованию, а потребовавшего ее должны обеспечить ручкой, а также столом и стулом. При этом клиент не обязан докладывать о причине своего требования, а администрация магазина не вправе требовать у него каких-либо документов.

    Некоторые правила ведения жалобной книги

    Инструкция по ведению книги отзывов и предложений гласит, что документ оформляется от первого лица предприятия. Именно директор или руководитель ставит свою подпись и печать организации после того, как книга будет прошита и пронумерована.

    Также книга отзывов и предложений является документом строгой отчетности – ее нельзя списать, пока она не будет заполнена до конца, и пока не закончится срок ее хранения.

    Раньше обязательной была регистрация книги в специальном журнале в городской Управе. Сейчас регистрация по-прежнему практикуется, хотя, официально, это перестало быть обязанностью предприятия.

    Работник организации, который стал причиной появления в книге записи о жалобе, должен предъявить администрации письменное разъяснение.

    Руководство предприятия должно принять к сведению и саму жалобу, и разъяснения, и предпринять соответствующие меры по исправлению ситуации. После этого администрация составляет ответ на жалобу, который пишется на оборотной стороне листа книги и направляет его копию в пятидневный срок по адресу, оставленному заявителем.

    Если до конца года книга отзывов и предложений не была заполнена до конца, то она продлевается на следующий год.

    Об этом делается специальная запись в самой книге. Заполненная же книга передается в руководящий орган организации и хранится в течение одного года.

    Примеры (образцы) оформления жалобной книги

    Титульный лист:

    Оборотная сторона титульного листа:

    Бланк заявления – страница книги отзывов и предложений:

    Оборотная сторона бланка заявления

    Смело выставленная на показ книга отзывов и предложений, исписанная вдоль и поперек одними комплиментами заведению – идеальная реклама и подтверждение отличного сервиса и высокого качества работ или услуг. Желаем вам только положительных отзывов и довольных клиентов!

    Оформление книги жалоб и предложений

    О том, что жалобные книги существуют, знает, наверное, каждый житель нашей необъятной родины. Но многие ли прибегали к её услугам? Наверняка нет. Ведь очень немногие верят в её эффективность. Но на самом деле жалобная книга является мощным оружием против некачественного сервиса.

    Чтобы жалобная книга возымела действие, она должна быть правильной. Мы дадим несколько советов, как не перепутать официальную жалобную книгу с какой-нибудь подсунутой нерадивым сотрудником тетрадочкой.

    Книга жалоб и предложений может выглядеть как угодно и вестись в любой подходящей для этого тетради, но при этом она обязательно должна быть пронумерована и прошнурована.

    Также на книге жалоб должна быть поставлена сургучная печать, заверенная подписью начальника. Всё это сделано для того, чтобы продавец не мог вырвать страницу с жалобой или даже выбросить саму жалобную книгу и заменить её новой.

    Оформление страниц в жалобной книге также регламентировано. На первом листе (или на первых листах) излагается инструкция, помогающая потребителю услуг правильно оформить свою жалобу. Здесь же размещаются телефоны контролирующих организаций (департамент потребрынка, Госторгинспекция и т. д.). В каждую из этих организаций можно пожаловаться на данную фирму!

    Далее идут листы, предназначенные непосредственно для жалоб, отзывов и предложений. Выглядит это следующим образом: одна сторона страницы предназначена для покупательского мнения, а другая сторона — для отчетов администрации фирмы о принятых мерах. Не стоит думать, что администрация просто отмахнется от жалобы. Любая фирма заинтересована в своем добром имени, поэтому за выявленное недобросовестное поведение сотрудникам грозит достаточно серьезное взыскание.

    Книга жалоб и предложений: правила оформления

    Поделитесь статьей

    О том, что жалобные книги существуют, знает, наверное, каждый житель нашей необъятной родины. Но многие ли прибегали к её услугам? Наверняка нет. Ведь очень немногие верят в её эффективность. Но на самом деле жалобная книга является мощным оружием против некачественного сервиса.

    Чтобы жалобная книга возымела действие, она должна быть правильной.

    Как заполнить книгу жалоб и предложений: образец

    Мы дадим несколько советов, как не перепутать официальную жалобную книгу с какой-нибудь подсунутой нерадивым сотрудником тетрадочкой.

    Книга жалоб и предложений может выглядеть как угодно и вестись в любой подходящей для этого тетради, но при этом она обязательно должна быть пронумерована и прошнурована. Также на книге жалоб должна быть поставлена сургучная печать, заверенная подписью начальника. Всё это сделано для того, чтобы продавец не мог вырвать страницу с жалобой или даже выбросить саму жалобную книгу и заменить её новой.

    Оформление страниц в жалобной книге также регламентировано. На первом листе (или на первых листах) излагается инструкция, помогающая потребителю услуг правильно оформить свою жалобу. Здесь же размещаются телефоны контролирующих организаций (департамент потребрынка, Госторгинспекция и т. д.). В каждую из этих организаций можно пожаловаться на данную фирму!

    Далее идут листы, предназначенные непосредственно для жалоб, отзывов и предложений. Выглядит это следующим образом: одна сторона страницы предназначена для покупательского мнения, а другая сторона — для отчетов администрации фирмы о принятых мерах. Не стоит думать, что администрация просто отмахнется от жалобы. Любая фирма заинтересована в своем добром имени, поэтому за выявленное недобросовестное поведение сотрудникам грозит достаточно серьезное взыскание.

    Послать ссылку на этот обзор другу по ICQ или E-Mail:

    Разместить у себя на ресурсе или в ЖЖ:

    На любом форуме в своем сообщении:

    Книга жалоб и предложений

    Когда заходит речь о книге жалоб и предложениях, потребители чаще всего думают отнюдь не о предложениях. Качество обслуживания в сфере торговли и услуг не всегда находится на должном уровне. Поэтому уместно обратиться к руководству для принятия соответствующих мер. Правда многие считают книгу жалоб и предложений бесполезным инструментом для отстаивания своих прав. На самом деле книга — один из действенных способов доказать свою правоту и возместить ущерб.

    Содержание

    Что являет собой жалобная книга?

    Обращение в суд со стороны покупателей — явление довольно редкое и напугать этим нерадивого продавца вряд ли получится. Другое дело — организация под названием Роспотребнадзор.

    Да и руководителю предприятия будет весьма полезно знать, как работает подведомственный ему персонал и сделать соответствующие выводы. Нередко дирекция просто не знает, что происходит у них в торговом зале. Одной или двух соответствующих записей иногда бывает вполне достаточно, чтобы ситуация изменилась кардинально.

    Очень многие покупатели время от времени сталкиваются с тем, что приобретенный товар или предоставленная услуга совершенно не соответствуют заявленным качествам. Простое обращение к продавцу не всегда приводит к возмещению ущерба, согласию на возврат товара или принятию соответствующих мер. Порой грубость и хамство со стороны продавца также остаются безнаказанны. Покупатель зачастую просто «проглатывает» обиду. А ведь есть возможность действенно повлиять и исправить такую ситуацию.

    В случае поломки телефона во время гарантийного срока. на основании закона о защите прав потребителей, должен осуществляться гарантийный ремонт телефона. Такой вид ремонта предусматривает абсолютно бесплатное предоставление услуг по ремонту, включая замену деталей.

    О жалобе на школу читайте здесь .

    Несмотря на мнение многих покупателей и потребителей услуг, что книга совершенно бесполезна, это действительно серьёзный инструмент, который помогает потребителю отстоять свои права. И хотя она не может рассматриваться как доказательство в случае, если конфликт дошел до судебного разбирательства, но может оказаться существенным аргументом, который повлияет на окончательное решение суда .

    Эффективность книги жалоб

    На сегодняшний день качество услуг в заведениях не всегда соответствует нужному уровню. Поэтому плохое обращение, предоставление некачественных услуг, хамство, или попросту обман не такая уж редкость. А уверенность в том, что после написания жалобы в книгу руководство примет меры, существенно мала. Потребители все чаще относятся с неким скептицизмом к этому документу. А ведь иногда он может быть действительно действенным.

    Безусловно, есть организации, дорожащие своей репутацией, от которой напрямую зависит их прибыль. Персонал такого предприятия не будет скрывать от потребителя книгу и попытается уладить конфликт в кратчайшие сроки, а также возместить ущерб клиенту.

    Существует также вариант, с помощью которого можно напрямую обратиться к государственному гаранту — прямой запрос в «Роспотребнадзор». На ответ от такой организации отводится календарный месяц. Гарантии проведения проверки нет, но есть вероятность, что будут доставлены огромные неприятности недобросовестным руководителям предприятий.

    Правила оформления

    Все страницы жалобной книги должны быть пронумерованы и прошнурованы, а шнуровка должна быть зафиксирована сургучной печатью. Это исключит возможность просто вырвать «нехорошую» страницу и уничтожить её. Возле печати должен быть автограф руководителя.

    На каждом листе с одной стороны излагаются сами нарушения или пожелания, благодарности, на другой — письменное изложение предпринятых мер со стороны дирекции. На первой странице должна быть инструкция по оформлению заявлений, контактные данные руководства фирмы, Госторгинспекции, Роспотребнадзора. городской Администрации.

    Книга жалоб может являть собой как обычную тетрадь, так и разграфленную книгу. Главное, чтобы она была оформлена надлежащим образом и соответственно зарегистрирована. Выбросить жалобную книгу нельзя. Она подлежит замене только после того, как все страницы будут заполнены. Но и заполненный экземпляр выбрасывать нельзя — он должен храниться у директора на случай возможных проверок.

    Большую часть времени ежедневно дети находятся в школе.

    Учителя принимают на себя ответственность за сохранность малышей, а родители доверяют жизни своих чад школьным работникам. Хоть раз в жизни родителей случались ситуации, когда они были недовольны работой школы.Написать жалобу на школу можно в любое время.

    Всё о сроках годности, читайте здесь .

    Правила реагирования на поступившую жалобу

    По закону дирекция обязана за два дня рассмотреть претензию, которая была внесена в книгу. Неудовлетворённый покупатель/потребитель вправе рассчитывать, что реакция на его запись уже будет отражена в книге.

    В течение пяти дней должны быть предприняты соответствующие меры по устранению недостатков. Об этом должна появиться запись на обратной стороне листа, на котором была записана жалоба. Если покупатель после записи оставил свой почтовый адрес или номер телефона, то его должны известить о принятых мерах в пятидневный срок по телефону или письменно.

    Если для нейтрализации недостатков требуется больше пяти дней, то это тоже должно быть отражено в отзыве на ваше замечание. Причем срок не может быть больше пятнадцати дней. Но все это — идеальная ситуация. Действительность убеждает нас в том, что все эти требования соблюдаются далеко не всегда.

    Очень хорошо, если реакция на ваши замечания была своевременной и адекватной. Однако реальных действий может и не последовать. Правда, руководство все реже оставляет такие прецеденты без внимания. Во-первых, предприниматель не хочет иметь дополнительные неприятности в связи с проверками.

    Решаясь на взятие кредита. многие люди в последующем сталкиваются с различными проблемами, из-за которых не в состоянии выплачивать долги, а они начинают расти с неимоверной скоростью. Причин для не возврата кредитных средств очень много, но в большинстве случаев банковские сотрудники не хотят о них и слышать.

    О возврате страховки по кредиту читайте здесь .

    Во-вторых, не хочет терять клиентов. Причем, наиболее четкое соблюдение требований отмечается со стороны небольших предприятий. Крупные торговые сети, супермаркеты, банки зачастую остаются безразличными по отношению к жалобам покупателей.

    Источники:
    , , , ,

    Следующие бланки:

    14 июня 2018 года

    Комментариев пока нет!

    Популярные статьи:

  • Письмо о снижении цены образец (просм 27)
  • Образец благодарственного письма родителям от классного руководителя (просм 23)
  • Благодарственное письмо медицинскому работнику образец (просм 17)
  • Письмо просьба о выделении средств образец (просм 16)
  • Письмо о назначении встречи образец (просм 15)
  • Последние материалы:

  • Образец апелляционной жалобы ненадлежащее уведомление
  • Образец апелляционной жалобы на постановление
  • Образец дополнительной апелляционной жалобы
  • Образец кассационной жалобы в президиум областного суда
  • Образец жалобы на действия должностного лица
  • Книга жалоб в аптеке. Как правильно ей воспользоваться?

    В этой статье мы поговорим о том, что собой представляет книга жалоб в аптеках, обсудим как, и в каких случаях ею следует пользоваться.

    Общие положения

    Следует отметить, что правила ведения и оформления книги отзывов и предложений, а также порядок рассмотрения жалоб регулируются морально устаревшими нормативными документами. Так, для предприятий розничной торговли и общественного питания до сих пор действует приказ Минторга СССР от 23 июля 1973 г. № 139 (см. полный текст) . Основные положения которого нам необходимо рассмотреть.

    • Все предприятия розничной торговли и общественного питания ведут книгу отзывов и предложений установленной формы, в которую покупатели (посетители) записывают жалобы, предложения и замечания.
    • Книга отзывов и предложений должна находиться в торговом зале предприятия на видном и доступном для покупателей (посетителей) месте.
    • Изъятие книги отзывов и предложений из торгового предприятия для проверки, снятия копий и других целей не допускается.
    • Книга отзывов и предложений должна быть предоставлена по первому требованию посетителя
    • Запрещается требовать от заявителей предъявления каких-либо личных документов или объяснения причин, вызвавших необходимость написания жалобы, предложения, замечания.
    • Покупателю (посетителю), желающему внести запись в книгу отзывов и предложений, должны быть созданы для этого необходимые условия (предоставлены ручка или карандаш, стол, стул).
    • Сотрудник организации, действия которого вызвали жалобу, должен немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю и представить письменное объяснение по содержанию жалобы.
    • Руководитель предприятия или его заместитель обязаны в двухдневный срок рассмотреть внесенную в книгу отзывов и предложений запись, внимательно разобраться в существе вопроса и принять необходимые меры к устранению отмеченных недостатков и нарушений в работе предприятия
    • Для сведения лица, написавшего жалобу, и контролирующих лиц администрация делает в книге отзывов и предложений на оборотной стороне заявления отметку о принятых мерах и в пятидневный срок в обязательном порядке направляет письменный ответ заявителю, указавшему свой адрес.
    • В случае если для принятия мер по устранению отмеченных покупателем (посетителем) недостатков или осуществлению его предложений требуется более пяти дней, то руководитель предприятия или его заместитель устанавливает необходимый срок (но не более 15 дней), о чем делает в книге соответствующую отметку.
    • На работников организаций и предприятий торговли, виновных в нарушении установленного порядка ведения книг и рассмотрения жалоб и предложений покупателей (посетителей), налагаются соответствующие взыскания.

      (см. Кодекс об административных правонарушениях и др. нормативные документы)

    В каких случаях следует писать жалобу

    Для организаций книга отзывов и предложений является эффективным средством обратной связи с клиентом, а появление жалоб — аварийной сигнализацией, требующей чуткого и быстрого реагирования.

    По мнению автора, посетителю следует писать жалобу (или отзыв) во всех случаях своей неудовлетворенности. Первостепенной же задачей руководителя является объективная оценка ситуации, и принятие действенных мер для предотвращения недовольства клиентов.

    Для чего нужна книга жалоб?

    Ведь, разочарованные клиенты — непреодолимая преграда для устойчивого развития компании и повышения экономических показателей ее деятельности. Благодаря развитию культуры бизнеса в нашей стране, многие руководители отечественных компаний начинают осознавать это. Для них книга отзывов и предложений — важный инструмент самоконтроля. Для бестолкового же руководства книга лишь орудие в руках надзорных организаций.

    С учетом вышесказанного, прежде чем начать писать жалобу, посетителю аптеки следует определиться с целями отзыва:

    • для сведения руководства организации
      • низкое качество обслуживания
      • недостаточная квалификация персонала
      • грубое или невнимательное отношение
      • недостаточность ассортимента
      • теснота, неудобства планировки, недостаточная освещенность, чистота и проч.
    • для засвидетельствования нарушений
      • нарушение правил отпуска лекарственных средств
      • нарушение правил торговли (продажи без чека, обсчеты покупателей, отсутствие ценников или их несоответствие фактическим ценам и др.)
      • отсутствие товаров из списка минимального ассортимента лекарств
      • нарушение требований к возврату и обмену товаров
      • нарушение требований к рекламе лекарственных средств
      • ошибки при продаже лекарств (не те наименование, дозировка, форма)
      • непредоставление законодательно установленных льгот
      • неоказание первой медицинской помощи и др.

    Таким образом, в первом случае ваша цель — обратить внимание руководства на недостатки в работе организации и предоставить ему возможность самостоятельно устранить их, а во втором — засвидетельствовать факт правонарушения о котором станет известно во время плановой или внеплановой проверки надзорными организациями.

    Как правильно написать жалобу

    Прежде всего, следует убедиться, что книга отзывов и предложений оформлена в соответствии с требованиям закона.

    Как должна выглядеть жалобная книга:

    • книга должна быть полностью пронумерована, прошнурована , заверена подписью руководителя и печатью организации (индивидуального предпринимателя).
    • на начальных листах книги должны быть предусмотрены: текст инструкции по ведению книги отзывов и предложений
    • внутри тетради на одной стороне должно быть отведено место для отзыва (жалобы), на другой место для контактов и комментариев администрации

     

    Если книга оформлена не правильно или ведется с нарушениями (например вырваны некоторые листы) у вас уже появится веский аргумент для обращения в Роспотребнадзор, который может обвинить организацию в обмане потребителей и наложить соответствующий штраф (см. ниже)

    Оформление и содержание жалобы:

    После того, как вы убедились в правильности оформления книги отзывов и предложений, на первом незаполненном бланке вам следует проставить дату и порядковый номер заявления (см. форму бланка заявления). На обратной стороне бланка необходимо указать свои фамилию и инициалы. Адрес заявителя стоит указать если вы хотите получить письменный ответ на вашу жалобу от руководителя организации. Свой адрес мы рекомендуем все же указывать, т.к. это способствует проявлению более серьезного отношения к вашей жалобе.

    Итак, теперь можно приступить непосредственно к изложению жалобы, суть которой следует передать максимально точно и конкретно.

    При этом, однако, не стоит в мельчайших деталях описывать всю историю вашего посещения аптеки, излагайте только факты. При оформлении жалобы полезно также помнить что:

    • Всегда необходимо указывать дату и время, с которыми связываете жалобу.
    • Обязательно приводить фамилии (есть на персональных бейджах и кассовых чеках)
    • При любых проблемах связанных с продажами — указывать номер чека.
    • При любых проблемах с конкретным препаратом — указывать наименование, серию, срок его годности
    • При наличии возможности следует привлечь свидетелей (друзья, родственники, сочувствующие покупатели), пусть подтвердят или продублируют жалобу.
    • При ошибочных продажах (препарат, форма, дозировка и др.) и последующем нежелании делать возврат — следует сделать полную выписку из рецепта. Если рецепта нет, попросить кого-нибудь из свидетелей письменно подтвердить ошибку.
    • При продаже рецептурного препарата без соответствующего предписания врача — нужно смело указывать на это. С таким козырем можно решать даже те ситуации в которых вы не правы (попытайтесь для начала применить его в виде словесного предостережения).

    И самое главное: Будьте рассудительны, воздержитесь от любых проявлений эмоций, неформальной лексики и оскорблений. Помните, стоит вам употребить хоть одно некорректное выражение, как ваша жалоба потеряет всякий вес — скажут, что пьяный написал.

    Ответственность по жалобам.

    Многие покупатели зачастую недооценивают возможную ответственность сотрудников компаний и самих организаций по жалобам от клиентов. Следует помнить, что любой недостаток в работе сотрудника, побудивший нескольких клиентов к написанию жалобы на него с большой долей вероятности не останется незамеченной руководством, и впоследствии может привести к увольнению. Активная потеря клиентов обычно не входит в планы руководителей.

    В то же время, жалобы часто являются свидетельством правонарушений, как со стороны отдельных сотрудников, так и организации в целом. Поэтому даже пассивные жалобы (т.е. когда дело ограничивается только книгой отзывов) при определенной частоте появления могут вызвать некоторые подозрения у надзорных органов. Ну а от подозрений до материальных компенсаций, как известно, "рукой подать". Систематическая же выплата штрафов и взяток вполне может привести компанию к пересмотру некоторых моментов своей деятельности.

    Типичные злоупотребления, связанные
    с жалобной книгой

    Злоупотребления можно классифицировать следующим образом:

    • Грубый отказ предоставить книгу жалоб
    • Пассивный отказ в предоставлении книги жалоб
    • Предоставление подложной книги жалоб(„двойная бухгалтерия“)

    Распространенность грубого отказа год от года снижается и в настоящее время встречается в основном среди мелких фирмочек-однодневок. В крупных и средних организациях с неприкрытым отказом можно столкнуться только среди рядовых сотрудников, обращение же к руководству приводит либо к получению книги жалоб, либо к переводу отказа в скрытую, пассивную форму.

    Посетители аптек, как правило, сталкиваются именно с пассивным отказом, который сотрудники маскируют с помощью различных аргументов

    Распространенные аргументы для отказа в предоставлении книги жалоб:

    • книга находится на регистрации
    • книга находится в кабинете, отсутствующего на данный момент руководителя (или у него дома)
    • книга находится в центральном офисе компании, поэтому вам стоит проехать туда-то
    • такой книги в нашей организации нет
    • предъявите ваши документы

    Обращение к заведующему аптекой или его заместителю приводит к получению книги отзывов и предложений в 97-98 % случаев.

    Ответственность за непредоставление книги отзывов и предложений

    Непредоставление посетителю книги отзывов и предложений является нарушением ОСТ 91500.05.0007-2003. "Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения" и влечет за собой ответственность по статье 14.15. «Нарушение правил продажи отдельных видов товаров» КоАП РФ. Согласно которой:

    Нарушение установленных правил продажи отдельных видов товаров — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до одной тысячи пятисот рублей; на должностных лиц — от одной тысячи до трех тысяч рублей; на юридических лиц — от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ)

    В случае отказа в предоставлении книги отзывов и предложений вам следует:

    • отправить жалобу в соответствующую организацию (не забыв указать факт отказа в предоставлении книги) заказным письмом с уведомлением о вручении.
    • направить письма в территориальные отделения Роспотребнадзора и Росздравнадзора, приложив к ним копии жалобы и уведомления о вручении

    Ограничиваться звонками в надзорные организации не стоит, так как о них почему-то часто забывают. Письма в контролирующие организации можно направить и сразу, но тогда проверка фактов соответствующих нарушений может состояться либо в плановом порядке, либо по совокупности нескольких обращений от граждан. В любом случае вам должны послать ответное письмо с указанием принятых мер.

     

    вернуться к началу раздела «Этика в фармацевтическом бизнесе»

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *