Приказы по личному составу

Приказы по личному составу

содержание

введение……………………………………………………………………………………… 3

Глава 1. разновидности приказов по личному составу… 8

1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу……………….. 10

1.2 Виды приказов по личному составу…………………………………………….. 12

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа……… 15

2.1 Этапы подготовки проекта приказа………………………………………………. 15

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу…………… 19

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов………. 31

3.1 Системы регистрации приказов…………………………………………………….. 31

3.2 Порядок хранения приказов………………………………………………………… 35

заключение………………………………………………………………………………… 38

список источников и литературы………………………………………. 39

приложение

введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

При написании данной работы использовалась следующая литература.

В книге «Кадровое делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу[1] .

В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации[2] .

У Верховцева А.В. в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров[3] .

В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив[4] .

Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов[5] .

Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт»[6] , Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика»[7] и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело»[8] .

Цель курсовой работы – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.

Задачи курсовой работы:

1) рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;

2) выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;

3) описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов[9] . Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Содержание

Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации[10] . Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение.

К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г., где оформление основных кадровых документов унифицировано[11] .

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000)[12] .

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях[13] .

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»[14] . Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Между тем, в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

Глава 1. разновидности приказов

по личному составу

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

— приказы;

— инструкции;

— указания;

— решения;

— постановления;

— распоряжения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

— приказы по основной (производственной) деятельности;

— приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному составу.

В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Всю документацию в целом по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:


.

.

.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы организации, учреждения, предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод, увольнение работников; предоставление им отпусков; командирование; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов; изменение анкетно-биографических данных; поощрение и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и др.

К тексту приказов по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя учреждения, организации), текст, личная подпись и расшифровка подписи.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Характеристику подписывает руководитель предприятия, организации, структурного подразделения, общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров– перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении.

Личная карточка– основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Каждый пункт приказа по личному составу должен быть оформлен в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность). При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникает). При увольнении – причина увольнения согласно статьям ТК Республики Беларусь. При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

Приказы по личному составу, согласно ТК Республики Беларусь, доводятся до сведения работников под роспись.

4.2 Ведение трудовых книжек работников

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Мини-курс «HR-минутки»: 1 урок «Виды приказов в кадровом учете»

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия, организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся по последнему месту работы на основании документов (свидетельства о рождении, браке, о расторжении брака, паспорта) со ссылкой на номер и дату этих документов. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работнику выдается новая трудовая книжка или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.

Вопросы для обсуждения

1 Оформление приказов по личному составу.

2 Ведение трудовых книжек работников.

3 Оформление трудовых книжек и вкладышей к ним.

4 Внесение изменений в записи.

5 Что такое «дубликат» трудовой книжки?

6 Учет трудовых книжек.

7 Составьте автобиографию.

8 Вы начальник. Составьте характеристику на сотрудника отдела.

9 Составьте приказы:

а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.

б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

10 Напишите заявление о приеме Вас на работу экономистом на государственное предприятие.

11 Напишите заявление о предоставлении Вам отпуска по семейным обстоятельствам.

12 Составьте приказ о переводе на другую должность внутри организации.


⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒


Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 373 | Нарушение авторского права страницы



studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.002 с)…

Кадровое делопроизводство: распорядительная документация

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

⇐ Предыдущая11121314151617181920Следующая ⇒

Приказы по личному составу отражают сведения о кадрах: прием (увольнение) на работу, перемещение по работе, установление должностных окладов, предоставление отпуска, неполного рабочего дня, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Номер (индекс) приказа пишется либо с пометкой «К», что означает приказ по кадрам, либо с пометкой «ЛС» – по личному составу. Регистрацию таких приказов, их комплектование в дела производят раздельно, т.к. у них разные сроки хранения.

Каждый пункт кадрового приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.п.) и оформляется следующим образом:

Основание: заявление Сидоровой В.Н.

В приказе о приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение, с каким окладом, с какого числа; вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству). При необходимости указывают особые условия работы – с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д. Приказы о приеме на работу оформляются на бланке формы № Т-1, Т-1а.

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают: вид и причину перевода, устанавливаемый оклад на новом рабочем месте, длительность, в случае временного перевода. При переводе на вышестоящую должность в основании ссылаются на представление руководителя структурного подразделения и заявление работника. Для этих приказов используются унифицированные формы №Т-5, Т-5а.

При поощрении в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку виновного. Записи о взыскании в трудовую книжку не вносятся. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами. Приказы о поощрении оформляются по форме №Т-11, №Т-11а.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, общее количество календарных дней, дату ухода и возвращения работника. График отпусков оформляется по форме Т-7.

При увольнении работника указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ и дату увольнения. Как основание к приказу дают ссылку на заявление работника, а при принудительном увольнении – на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку увольняемого с указанием соответствующей статьи Трудового кодекса РФ. Для этих видов приказов используется форма о прекращении трудового договора №Т-9, Т-9а.

Фамилию, имя и отчество в приказах по личному составу всегда пишут полностью, чтобы избежать неточностей и недоразумений.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования, т.к. они отражают права работника и являются основными документами, подтверждающими трудовой стаж и заработную плату при начислении пенсии.

Формуляр-образец ПРИКАЗА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20,21, 22, 23,24, 28.

Приказами по личному составу оформляется приём на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителя дисциплины.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приказы визируются юрисконсультом (при увольнении).

В реквизите «основание» указываются документы, послужившие причиной издания приказа.

При хранении отдельно группируются приказы по личному составу и кадровые приказы (назначение на дежурство, работа в праздничные дни и т.д.). Это вызвано тем, что у них разные сроки хранения. Приказы по личному составу, содержащие сведения о назначениях, переводах, размерах денежных вознаграждений, стаже и т.п., подлежат длительному хранению (75 лет), а кадровые приказы сохраняются лишь в течение 5 лет.

Регистрацию этих видов приказов целесообразно проводить раздельно.

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Статья 66 Трудового кодекса РФ гласит, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Работодатель, за исключением работодателей — физических лиц, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника по основному месту работы в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Такие записи производят на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При приеме на работу трудовую книжку обязательно представляют в отдел кадров или лицу, ведущему документацию по личному составу.

Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно регистрируется в журнале. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем.

Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Трудовая книжка возвращается или выдается временно, под расписку.

С января 2004 года введена новая форма трудовых книжек. Ранее заведенные трудовые книжки обмену на новые не подлежат.

Трудовые книжки, ткже как и лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки, и др. документы группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ

Основным документом по учёту персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:

I раздел— делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании.

II раздел— данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника.

На оборотной стороне содержатся разделы:

III раздел— «Назначения и перемещения»

IV раздел— «Отпуска»

V раздел— «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения».

Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении.

В разделе III, должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.

Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений.

Хранятся карточки формы Т-2 — 75 лет.

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА

Формирование личных дел имеет ряд особенностей. Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Личные дела могут заводиться либо на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов. В этом случае на остальных сотрудников предприятия оформляют только личные карточки формы Т-2, которые заполняются ответственным должностным лицом (инспектором отдела кадров) на основании официальных документов работника в его присутствии.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам, кроме копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д. Сведения из них переносятся в личную карточку и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.

В личных делах группируются документы в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

— заявление о приеме на работу, направление или представление;

— анкета или личный листок по учету кадров;

— дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

— резюме или автобиография;

— копии документов об образовании;

— выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— трудовой договор или контракт;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;

— лист-заверитель дела.

Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.


⇐ Предыдущая11121314151617181920Следующая ⇒


Дата добавления: 2016-11-24; просмотров: 217 | Нарушение авторских прав


Похожая информация:


Поиск на сайте:



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *