Приказ о номенклатуре дел

Приказ о номенклатуре дел

.

Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?
Начнем с того, что такое номенклатура дел.

Можно ли переутвердить существующую номенклатуру дел на следующий год?

Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч.

заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.
Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.
Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления.

Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец)

ООО «Архив»

ПРИКАЗ

17.12.2016 г. № 14
Москва

Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год

В целях исполнения требований п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, и организации документооборота,
Приказываю:

1. Утвердить с 01.01.2017 г. номенклатуру дел ООО «Архив».
2. Начальнику отдела по работе с персоналом Кузнецову Т.И. направить в структурные подразделения выписки из разделов номенклатуры для использования в работе
3. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Директор:

С приказом ознакомлены:

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

Как и когда нужно составлять приказ об утверждении номенклатуры дел — пример оформления

4 мая 2017     Приказы

Приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже,  составляется для закрепления избранного формата документооборота предприятия, в школе, детском саду или ином учреждении.

Зачем нужен?

Согласно законодательству организации любого типа, а также частные предприниматели обязаны сохранять архивную документацию, особенно это касается личных дел работников компаний. Период хранения обусловлен определенными сроками, о которых говорится в следующих положениях:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 года;
  • Приказ Главархива СССР от 15.08.1988 года.

Чтобы соответствовать данным требованиям и сохранить необходимую документацию, организации обязаны обеспечить эффективный учет, касающийся:

  • Классификации бумаг соответствующим определенным датам;
  • Качественной индексации документов, с целью контроля относительно соблюдения законных сроков.

Ведение номенклатуры в этом отношении является самым эффективным способом учета однотипных документов:

  • приказов;
  • актов;
  • личных карточек трудящихся;
  • трудовых книжек.

Такой способ организации номенклатуры дел также должен быть закреплен отдельным приказным документом руководителя предприятия.

Благодаря чему приобретает юридическое закрепление:

  • Перечень используемых документов, применяемых на фирме;
  • Обязанности сотрудников отдела кадров по ведению документации и соблюдению правил.

Важно: процесс утверждения номенклатуры в делопроизводстве российским законодательными актами регламентирован для бюджетных предприятий, в частных организациях он может иметь произвольный характер.

Образцы других приказов об утверждении:

Порядок подготовки

Соответственно требованиям номенклатура утверждается последовательной очередностью определенных действий, а именно:

  • Применением бланка общего назначения;
  • Визирования сотрудниками, ответственными за качество ее состояния;
  • Одобрения экспертной комиссии;
  • Согласования ведения с контролирующими лицами;
  • Утверждения руководителем.

Как оформить распоряжение?

Бумага в виде отдельного нормативного акта, по большей части используется в коммерции, в государственных организациях используется унифицированная форма документа.

Важно: также коммерческими организациями опускается процесс согласования утвержденной приказом номенклатуры дел с проверочной комиссией.

Формирование утверждающего приказа заключено в содержании следующих данных:

  • Наименование организации;
  • В шапке документа указывается – номер, дата, обоснование документа;
  • После слова «Приказ» идет описание, в каких целях и на основании, каких положений руководитель приказывает;
  • Утвердить формирование определенной номенклатуры;
  • Кому именно он поручает распределение документации, между какими отделами – полный перечень;
  • Лицо, обеспечивающее методическое сопровождение процесса;
  • Лицо, с которым подразделения обязаны согласовывать ведение номенклатуры дел и сроки хранения;
  • Лицо, контролирующее исполнение указа;
  • Подписи всех лиц, которых касается, документ об ознакомлении с ним;

Важно: кроме указания ФИО и должности лиц, необходимо ставить дату ознакомления.

Распоряжение обеспечивает выполнение фирмой законных положений по сохранности и учету документов.

Скачать образец

Образец утверждающего приказа — скачать.

Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.

Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

Существует два варианта формулировки приказа:

  • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  • «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»

ЗАО «Летящая стрела»

ПРИКАЗ

«11» ноября 2014 г. № 91 г. Томск

Об утверждении проекта номенклатуры дел на 2015 год

На основании приказа ЗАО «Летящая стрела» от 27.10.2014 № 66 «Об утверждении структуры организации и ее штатного расписания» и внесением корректив в функции его отделов

п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить номенклатуру дел общества на 2015 год, прилагаемую к данному приказу, и ввести в действие с 01 января 2015.
  2. Заместителю генерального директора (Кружкину А.П.) направить в отделы общества выписки из соответствующих направлению их деятельности разделов номенклатуры дел для последующего применения в работе.
  3. Руководителям отделов обеспечить формирование и оформление дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
  4. Приказ общества от (НОМЕР И ДАТА) «(НАЗВАНИЕ ПРИКАЗА)» признать утратившим силу.
  5. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением данного приказа возложить на главного инженера А.Я.Петрушина.
Генеральный директор Д.Л. Конев

Еще один вариант формулировки:

в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией

п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
  2. Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
Генеральный директор Д.Л. Конев

Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

Консультация юриста

.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *