Архив нотариальных документов

Архив нотариальных документов

Легко найти: нотариальные архивы помогут в восстановлении документов

07.09.2020

Бывают ситуации, когда человеку требуется документ, о существовании которого он мог даже не подозревать, но который понадобился ему сейчас. Например — подтвердить свое право на владение имуществом и, соответственно, на сделку с этим имуществом. Документ мог быть создан десятилетия назад и утерян владельцем по разным причинам. А значит, необходимо найти второй экземпляр и получить его или его копию. Если человек удостоверяет сделку у нотариуса, либо удостоверяет у него брачный договор или получает свидетельство о праве на наследство, он может быть уверен, что в любой момент сможет получить копию документа, сколько бы лет не прошло с момента обращения в нотариальную контору. Востребованность документов из нотариальных архивов традиционно велика. Так, в 2019 году дубликаты архивных документов граждане и юридические лица запросили 65 385 раз, а за восемь месяцев 2020 года их было выдано 34 323. Иногда возможность обратиться к нотариусу за архивным документом буквально спасает сделку, которая была под угрозой срыва.

Порой в государственных реестрах документы отсутствуют, либо быстро архивируются. Найти нужный документ в государственных архивах не всегда легко — потребуется сделать не один запрос, иногда — прождать довольно значительный срок. Получить же документ из нотариального архива не составит труда. Так, обращение к архиву нотариуса, который работал в 50-е годы прошлого века, помогло семье Н. подтвердить свои права на дом и землю. Семья владела домом с 1955 года, но в 90-е годы бумаги были утеряны. Никто об этом не беспокоился, пока в 2020 году дом не было решено продать. Оказалось, что для заключения сделки купли-продажи исходных документов и не хватает. Обратились в Росреестр, но там помочь не смогли и отправили в городской архив, но в какой именно, уточнить не смогли. Писать запросы во все возможные архивы у Н. просто не было времени. Сделка оказалась под угрозой.

К счастью, бабушка Н. вспомнила фамилию нотариуса, у которого в 1955 году были удостоверены документы. Н. обратились в нотариальную палату, где им подсказали, у какого именно нотариуса сейчас хранится архив той самой нотариальной конторы, где когда-то оформлялись документы на дом и землю. Н. обратились к нотариусу и получили копию архивного документа. Ведь все бумаги по сделкам с недвижимостью и ряду других сделок, так же, как и, например, брачные договоры и наследственные дела, не имеют срока давности хранения — они должны оставаться в нотариальных архивах бессрочно.

Для поиска документа достаточно знать фамилию нотариуса, у которого удостоверялась сделка. В случае с документами по наследственному делу, розыск можно также вести по фамилии наследодателя и адресу его регистрации на момент смерти.

Нотариальные архивные документы не потеряются даже в том случае, если нотариус, хранящий архив, сложил свои полномочия. Его архив, так же, как и архивы бывших нотариальных госконтор, передаются территориальными органами Минюста России по согласованию с нотариальной палатой на ответственное хранение нотариусам, которые могут обеспечить возможности содержания архива, соответствующие нормативным требованиям. Приказы Минюста находятся в общем доступе, то есть всегда можно увидеть, у кого хранится архив того или иного нотариуса.

Также очень важно отметить, что хранение архивов обеспечивается нотариусами за собственный счет. Получение копий документов или архивных справок из нотариального архива — отдельное нотариальное действие. Следует учитывать, что если архив одного нотариуса находится на ответственном хранении у другого, тот нотариус, который выдает документ из архива, не несет ответственности за его содержание, так как не он его удостоверял.

С началом работы созданной Федеральной нотариальной палатой Единой информационной системы (ЕИС) нотариата в 2014 году началось формирование общего цифрового архива нотариальных документов — все нотариальные действия вносятся в Единую информационную систему. Таким образом, даже если бумажная версия документа будет подделана мошенниками, благодаря ЕИС нотариата это будет выявлено. Одного запроса от государственного органа или регистратора будет достаточно, чтобы быстро установить факт подделки. Такая оперативность стала возможна благодаря тому, что ЕИС нотариата подключена к Системе межведомственного электронного взаимодействия. Если фальшивка попадает к нотариусу, она также сразу выявляется. Каждый нотариус имеет возможность проверить предоставленный ему нотариально удостоверенный документ с помощью Единой информационной системы нотариата и установить его подлинность.

Чаще всего граждане обращаются к архивным нотариальным документам, если речь идет о сделках с недвижимостью, либо о наследственных делах для того, чтобы подтвердить свои права на владение тем или иным имуществом (дом, земля, в частных случаях — предметы искусства или фамильные ювелирные украшения). Если же сделка заключалась без нотариуса или имело место фактическое вступление в наследство (без открытия наследственного дела в нотариальной конторе), то с поиском документов в других архивах могут возникнуть сложности.

Ирина О. фактически приняла наследство после смерти бабушки в 1988 году. Она была прописана в ее квартире, других наследников не было, поэтому девушка к нотариусу не обращалась. Вступила в кооператив, в котором состояла до этого ее бабушка, и начала владеть недвижимостью. Позже, уже после замужества, она продала квартиру, и они с мужем купили другую — побольше.

Сейчас у Ирины идет суд по разделу имущества супругов. Ее попросили предоставить документы о том, что она владела недвижимостью до замужества, то есть новая квартира была куплена на средства от продажи недвижимости, полученной до брака. Но оказалось, что найти такие документы очень непросто. В БТИ хранится архив только с 1994 года. Ирину отправили в городской архив. Но в какой именно — подсказать не смогли, потому что не владеют такой информацией. Ирина вынуждена рассылать запросы по всем известным архивам, чтобы доказать, что бабушкина квартира в конце восьмидесятых перешла к ней. Ирина очень жалеет, что в свое время не открыла наследственное дело и не получила свидетельство о наследстве. Ведь в нотариальном архиве найти эти документы не составило бы труда.

Скоро получение архивных нотариальных документов может стать для граждан еще проще и удобнее. Правительством Российской Федерации в Государственную Думу внесен законопроект о формировании архивов нотариальных документов. Положениями законопроекта предполагается, что нотариальные палаты каждого субъекта РФ создадут централизованные архивы, куда по истечении установленных сроков хранения будут поступать документы от всех нотариусов данного региона. Если законопроект будет одобрен, формирование и содержание нотариальных архивов также будет финансироваться за счет самого нотариата, только уже нотариальными палатами вместо отдельных нотариусов. На данный момент нотариусам приходится затрачивать значительные средства на содержание архивов. Также законопроектом регламентирован порядок выдачи копий нотариальных документов из нотариального архива и архивных справок. Чтобы получить какой-либо документ или архивную справку, граждане и юридические лица должны будут обратиться в нотариальную палату региона, а не к отдельному нотариусу.

Нотариус может понадобиться для разных целей, но обычно необходимость в его услугах возникает у наследников после смерти наследодателя. Необходимость обращения в нотариальную контору обусловлена тем, что для использования имущества, оставшегося после смерти родственника, требуется вступить в наследство, а свидетельство можно получить исключительно у нотариуса.

При этом важно тщательно разобраться в том, к какому именно государственному нотариусу надо обращаться за этими услугами.

По каким принципам распределяются нотариусы

Важно изучить правила распределения нотариусов, занимающихся наследственными делами.

При этом правильно выбранный специалист будет проверять разные сведения, имеющие отношение к ценностям, переходящим по наследству.

К этим сведениям относится:

  • факт смерти гражданина, оставившего после себя конкретное имущество;
  • наличие родственных связей с людьми, обращающимися в нотариальную контору для получения наследства;
  • основания для получения ценностей;
  • наличие прав наследодателя на это имущество.

Для проверки данной информации требуется, чтобы у нотариуса был доступ к основным организациям, которые предоставляют эти сведения.

Если находится контора в достаточно крупном городе, то непременно обращаться граждане должны в строго определенные организации, распределенные территориально.

Выбрать можно один из способов нахождения нотариуса:

  • по месту, где было осуществлено открытие наследства, а именно по тому адресу, где умерший человек был последний раз зарегистрирован;
  • по месту, где располагается крупное имущество, причем это имеет отношение к ситуациям, когда по наследству переходят объекты недвижимости.

Таким образом, правильное определение нотариальной конторы, в которую обращаются граждане по наследственным делам, считается важным моментом для грамотной регистрации ценностей.

Государственный нотариус по месту жительства, чем отличается от частного? Смотрите видео:

Инструкция по нахождению государственного нотариуса

Процедура правильного определения нотариальной конторы считается простой, так как делится на последовательные этапы:

  • первоначально надо обратиться в Нотариальную палату, которая располагается в регионе, где проживал до смерти наследодатель;
  • если отсутствует информация о том, где был зарегистрирован умерший человек до смерти, то можно обращаться в любую палату;
  • работники данного учреждения смогут предоставить данные обо всех работающих в городе нотариусах, а также предложат даже адрес органа, в который надо обратиться заявителю, чтобы он смог получить нужные услуги.

Важно! Так как требуется только справочная информация от работников нотариальной конторы, не требуется представлять им какие-либо документы, поэтому достаточно только иметь при себе паспорт.

Также выбрать грамотно нужную контору можно без посещения каких-либо учреждений, так как можно зайти на сайт Нотариальной палаты, где имеется специальный раздел с поиском нотариуса.

Вводится в поисковую строку место проживания наследодателя, что гарантирует нахождение нужного адреса для обращения с требованием вступить в наследство.

Допускается ли оформлять наследство без учета места жительства наследодателя

Нередкими являются ситуации, когда отсутствует информация о том, где проживал в последний раз наследодатель.

Важно! Такое обычно встречается, если человек пропадает на долгое время, поэтому через суд признается умершим, поэтому наследники могут принять имущество, но не знают, где в последний раз жил умерший человек.

Виды нотариата. Фото: images.myshared.ru

В такой ситуации допускается обращаться в нотариальную контору, располагающуюся по месту нахождения какого-либо крупного имущества, передающегося по наследству.

Какую информацию содержит программа «Наследство без границ»

Многие нотариальные конторы, располагающиеся в регионах с большой плотностью населения, являются загруженными, поэтому нередко люди при обращении в данные учреждения сталкиваются со значительными очередями.

Чтобы не тратить время на ожидание, была введена специальная программа на государственном уровне, называющаяся «Наследство без границ».

Она позволяет наследникам обращаться совершенно в любую нотариальную контору, в которой регистрируется переход права на разные ценности, причем не имеет значения, где проживал наследодатель до смерти.

Важно! Предназначением данной программы выступает упрощение процедуры получения наследства.

Программа пока находится на стадии эксперимента, поэтому применяется только в некоторых крупных городах, где нотариусы сильно загружены.

Узнать, какие города участвуют в ней, можно в интернете или при обращении в нотариальную контору конкретного региона.

Как вступить в наследство? Советы нотариуса в этом видео:

Возможность реализации данной программы обусловлено тем, что была введена специализированная автоматизированная программа учета и хранения данных разными государственными органами.

Это позволяет нотариусу независимо от места его нахождения получать информацию из любого города.

Как и когда принимается наследство по закону

Наследство может передаваться по завещанию, которое составляется наследодателем до его смерти.

Если отсутствует данный документ, то принимается наследство по закону. В такой ситуации передаются ценности исключительно родственникам, для чего учитывается имеющаяся степень родства.

Если имеется несколько полноправных наследников, то распределенные имущества производится через суд.

Весь процесс принятия наследства делится на этапы:

  • определяется нотариальная контора, в которую следует обращаться наследнику, причем она должна заниматься регистрацией перехода права собственности на разные виды ценностей;
  • подготавливается документация, которая сможет подтвердить, что между умершим человеком и заявителем имеются родственные связи;
  • нотариус проверяет документацию и осуществляет регистрацию перехода права, если отсутствуют споры между всеми наследниками.

За счет территориального распределения полномочий нотариусов имеется возможность значительно упростить и ускорить процедуру получения наследства умерших граждан.

Как найти государственного нотариуса, чтобы получить наследство.

Все представители власти обладают своим территориальным признаком, причем их выбор зависит от того места, где было открыто или зарегистрировано наследство.

Таким образом, каждый человек, желающий получить документацию на наследство, должен разбираться в том, куда именно он должен обращаться с этим вопросом.

За счет территориального распределения нотариусов невозможно в большинстве городов обращаться к любому нотариусу.

Только в крупных регионах действует специальная государственная программа, по которой теряется территориальный признак нотариусов, поэтому можно обращаться к любому специалисту независимо от того, где был открыто наследство или где зарегистрированы его крупные объекты.

Бесплатная консультация

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Договор о покупке квартиры, брачный контракт, какие-то старые справки, которые лучше не выкидывать, так как могут пригодиться, и многое другое можно оцифровать и сдать на хранение нотариусу.

— Новый закон вводит совершенно новое нотариальное действие — принятие на хранение электронных документов. Уверен, что у этого действия большой потенциал, и оно будет пользоваться спросом у россиян, — сказал Константин Корсик. — Сразу уточню, что под документом здесь подразумевается не только текстовый файл, но и программные коды, фотографии, видео-, аудио- и любые другие файлы.

По его словам, все те документы, которые сейчас большинство из нас хранят в домашних или офисных сейфах или даже в коробках на антресолях, будут оцифрованы. «Плюс к ним добавится еще столько же новых документов, но уже изначально оформленных в электронном виде, — говорит Константин Корсик. — У многих среди них будут и самые разные договоры, и правоустанавливающие документы на имущество, и разного рода доверенности, и какие-то важные рабочие документы. Готовы ли вы просто так взять и сбросить все это «добро» в одну папку на рабочем столе компьютера или, к примеру, перекинуть такие файлы в «облако»?»

По его словам, такие варианты хранения значимых с правовой точки зрения документов очень рискованны. «Взломав ваш компьютер или аккаунт в облачном хранилище, к ним легко могут получить доступ посторонние лица, — поясняет президент ФНП. — Ваши документы могут быть украдены, безвозвратно удалены или повреждены. А те же жесткие диски или флешки могут просто выйти из строя. И вы можете столкнуться с ситуацией, что через несколько лет потребуется прочитать лежавшую в закромах флешку, а она будет уже пустой. Срок хранения у накопителей не бесконечен. Именно для того, чтобы гарантировать сохранность цифровых файлов и документов, в практику нотариусов и вводится новое нотариальное действие».

Полный текст интервью читайте в ближайшем номере «РГ»

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *