От четкой, оперативной работы канцелярии суда зависит многое: правильное и своевременное оформление входящей и исходящей корреспонденции, учет уголовных, гражданских дел и административных материалов, своевременное их назначение к рассмотрению в судебном заседании, составление процессуальных документов, копий с них, обращение указаний суда к исполнению. Посетители попадают в первую очередь в канцелярию, где получают изначально необходимую информацию. Канцелярия — это зеркальное отражение невидимой, порой, посетителям работы суда. Держа руку на пульте управления судом, председатель должен иметь полное представление о работе канцелярии и оперативно ликвидировать образовывающиеся время от времени сбои, завалы, восстанавливать рабочую цепочку в делопроизводстве и канцелярском учете.

Работа с кадрами для председателя суда выражается в подборе кадров, ибо залог успешной ритмичной и серьезной работы находится в их руках. Нужно подобрать трудолюбивых, неконфликтных, легко разбирающихся в потоке информации и документов людей на всех участках суда. На практике председатели районных судов подбирают не только работников аппарата, но и кандидатов на должность судей. Председатели организуют в судах учебу по повышению профессионализма работников суда.

Держать «в уме» все направления деятельности суда невозможно, поэтому в судах ведется планирование организационных мероприятий. Например, списание к уничтожению из архивов дел, сроки хранения которых истекли, требует большой подготовительной работы: создание экспертной комиссии, отбор дел, контроль дел на правильность отбора, изъятие судебных постановлений, отметка в архивной картотеке, заготовка акта, проекта приказа на уничтожение и т.д. Планы разрабатываются по кварталам или полугодиям. В плане фиксируются обобщения судебной практики отдельных категорий дел, рассмотренных судом, анализ работы отдельных участков канцелярии и т.п.

Правильное и своевременное заполнение статистических карточек очень важное направление в работе канцелярии, ибо на основании них составляются статистические отчеты суда, проводятся анализы и прогнозируется обстановка с укреплением законности в районе, городе, области, России.

Архив суда — хранилище не только дел, но и той информации, которая способна повлиять на ситуацию через десятилетия и изменить ее к лучшему, прекратить чьи-то притязания, остановить неверное предприятие, т.е. архив не должен быть обойден вниманием председателя, ибо в нем должны храниться документы в полном соответствии с инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции от 29 октября 1999 года.

Председатели вышестоящих судов и администраторы

Председатели вышестоящих судов выполняют организационно-распорядительные функции и занимаются проблемами, аналогично описанным. Серьезно они занимаются соблюдением сроков рассмотрения дел.

Председатели вышестоящих судов как самостоятельные субъекты имеют право путем вынесения приказа назначить находящегося в отсутствие и имеющего стаж работы в качестве судьи не менее 10 лет, при наличии заключения квалификационной коллегии к исполнению обязанности судьи сроком до одного года (ст.71 Закона «О статусе судей в РФ», введена ФЗ от 21.06.1995 №91-ФЗ).

На период временного отсутствия судьи (как правило в односоставных судах) председатель вышестоящего суда возлагает исполнение обязанностей отсутствующего судьи на судью ближайшего районного суда. При этом в сферу правосудия, в рассмотрение конкретных дел он не входит.

Кроме того, председатели вышестоящих судов являются процессуальными фигурами. Председатель такого суда одновременно является председателем президиума суда — надзорной инстанции и в этом качестве он имеет право вносить протесты на состоявшиеся судебные решения нижестоящих судебных инстанций судов данного региона, а также руководит работой президиума суда. С целью разрешения поступающих надзорных жалоб они вправе истребовать судебные дела из судов и приостанавливать исполнение решений по гражданским делам.

Согласно Постановлению Конституционного суда РФ от 16 марта 1998 года председатель суда может передать дело на рассмотрение в другой суд при наличии оснований, прямо предусмотренных ст. 44 УПК РСФСР и 123 ГПК РСФСР, путем вынесения соответствующего процессуального документа (постановления).

Надо сказать, что право и процедура принесения протеста в настоящее время подвергается основательной критике.

При этом делаются ссылки на то, что решение вопроса о принесении протестов или об отказе в том, единолично, одним лицом, нарушает принципы гласности, коллегиальности и состязательности, т.е. основополагающих принципов судопроизводства. Однако изменений в процессуальное законодательство пока не внесено. Алексеева Л.Б., Андреев В.И. Настольная книга судьи. Введение в профессию. М. 2000. с.с.43.

Представляется, что от того, кто и как руководит районными, городскими, областными, краевыми, верховными судами республик зависит эффективность правосудия и авторитет судебной власти вообще. Думается, что такое утверждение не является преувеличением. Алексеева Л.Б., Андреев В.И. Настольная книга судьи. Введение в профессию. М. 2000. с.с.43.

Законом от 31 октября 1996 года №1-ФЗ «О судебной системе Российской Федерации» аппарат суда находится в подчинении председателя суда и уже по описанию функций канцелярии можно было убедиться насколько многообразны обязанности аппарата суда. Естественно, председатель не в состоянии лично бывать на каждом участке и контролировать его, что предполагает передачу председателем суда части своих полномочий по руководству аппаратом суда — администратору. Администратор выступает не только в роли простого исполнителя поручений председателя, мудрый председатель наделит его полномочиями по организации работы аппарата и обслуживающего персонала. Администратор по всем вопросам, не касающимся осуществления правосудия, является «правой рукой» председателя, в связи с чем председатель непосредственно подбирает лицо на эту должность, хотя состоит администратор в штате управления судебного департамента в субъектах РФ.

Если говорить о роли администратора суда, то основное его предназначение заключается в освобождении председателя суда от выполнения несвойственных ему функций, создание для судей (в том числе и председателя суда) соответствующих условий для качественного отправления правосудия. Алексеева Л.Б., Андреев В.И. Настольная книга судьи. Введение в профессию. М. 2000. с.44.

В штате суда состоят еще и такие работники суда: заведующий канцелярией (при малом количестве составов — один, при многосоставном суде с большим объемом работы — два заведующих: по уголовным и гражданским делам), секретари суда, секретари судебных заседаний, архивариусы, консультанты, делопроизводители. Назначаются на должность, продвигаются, поощряются и получают дисциплинарные взыскания перечисленные работники приказом председателя суда.

Канцелярия суда

Как правило, в районном (городском) суде имеются две канцелярии: по уголовным и гражданским делам, через которые ведется корреспонденция, регистрация, учет и хранение судебных дел, находящихся в производстве суда. Эта работа выполняется секретарями и делопроизводителями. Для хранения рассмотренных дел организуется архив.
^ Канцелярия суда. В каждом районном (городском) суде имеется канцелярия суда, обеспечивающая работу судей по осуществлению ими правосудия, обобщению судебной практики и анализу судебной статистики, охране судей и других участников процесса, а также по выполнению других функций суда.
Несомненно, от качества, четкости, надлежащего и своевременного выполнения каждым сотрудником канцелярии своих обязанностей зависит в целом уровень деятельности судей по рассмотрению всех дел и материалов, находящихся в их производстве.
В состав канцелярии суда входят работники, принимаемые на работу председателем районного (городского) суда. Правовое положение и оплата труда работников канцелярии регулируется законом «О государственной службе», т.е. они имеют статус государственных служащих, за исключением технических работников.
^ Канцелярия районного (городского) суда состоит из канцелярии, руководство которой осуществляет ее заведующий, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей, секретарей, консультантов и технического персонала. Структура и штатная численность канцелярии суда устанавливается в зависимости от объема работы в каждом районном (городском) суде.
Деятельность судей по рассмотрению дел и других материалов, поступающих в суд, связана с оформлением большого количества документов. Поэтому, важное значение имеет делопроизводство, ведение которого возложено на аппарат суда.
Канцелярия суда выполняет всевозможные операции с документами. Здесь регистрируется и систематизируется вся поступающая в суд корреспонденция (например, ведутся книги учета поступающих в суд уголовных дел, материалов, жалоб и заявлений, которые подлежат рассмотрению в суде, книги учета депозитных сумм, наряды, карточки), ведется статистический учет рассмотренных дел, их хранение. С разрешения председателя гражданам выдаются копии судебных документов и т.д.
^ Заведующий канцелярией (а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, — секретарь суда) организует работу канцелярии, руководит секретарским составом и ведет архив суда. Осуществляя обязанности по делопроизводству, он предварительно просматривает корреспонденцию, поступающую в суд, докладывает об этом председателю; распределяет работу между сотрудниками канцелярии и осуществляет контроль за ее выполнением; организует работу по учету и хранению судебных дел, материалов и вещественных доказательств; ведет наряды и контролирует ведение документов первичного статистического учета и т. д. Кроме того, на него возложены функции по ведению делопроизводства, связанного с кадровой и хозяйственно-финансовой работой в суде (ведение учета явки на работу и ухода с работы сотрудников суда; регистрации в книге учета приказов и распоряжений по суду; ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей).

Основные задачи и функции:

1) организация, ведение и совершенствование судебного делопроизводства на основе применения современных информационных технологий и технических средств;

2) методическое руководство и контроль за деятельностью работников аппарата Суда по вопросам судебного делопроизводства;

3) формирование статистических отчетов о работе Суда;

4) организация работы с корреспонденцией;

5) организация и осуществление хранения и использования документов, находящихся в архивном фонде Суда;

6) организация, ведение и совершенствование кадрового делопроизводства Суда на основе применения современных информационных технологий и технических средств;

7) обеспечение работы конкурсной комиссии по замещению отдельных должностей государственной гражданской службы;

8) проведение мероприятий по аттестации, обучению и повышению квалификации работников аппарата Суда;

9) организация и ведение воинского учета;

10) подготовка штатного расписания, учет штатной численности работников аппарата Суда.

Непосредственное руководство канцелярией осуществляет главный специалист (заведующий канцелярией) Суда.

Организация работы районного суда

В зависимости от количества поступающих в районный суд дел, числа судей, их квалификации обязанности могут распределяться с учетом таких принципов, как:
— территориальный, когда определенный судья рассматривает все дела, возникшие на определенной территории;
— функциональный, когда один судья рассматривает гражданские, другой — уголовные, третий — административные дела и т.д.;
— территориально-функциональный, когда каждый судья рассматривает гражданские или уголовные либо административные дела, возникающие на определенной территории;
— персональный, когда каждый судья рассматривает гражданские дела по заявлениям или жалобам, поступившим во время личного приема населения и представителей организаций, а уголовные и административные дела — по поручению председателя
‘суда. Организационная сторона деятельности районного суда не ограничивается работой судей по рассмотрению поступающих в суд дел. Существенное роль в ней принадлежит аппарату суда, который включает: администратора суда, секретарей канцелярии, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей, вспомогательный технический персонал.
Администратор районного суда подчиняется председателю соответствующего суда и выполняет его распоряжения. Он принимает меры по организационному обеспечению деятельности суда, подготовке и проведению судебных заседаний; взаимодействует с адвокатурой, правоохранительными и другими государственными органами по вопросам обеспечения деятельности суда; принимает меры по обеспечению надлежащих материальных и бытовых условий для судей и работников аппарата суда; осуществляет иные меры по обеспечению деятельности суда.

В канцелярии суда ведутся книги учета поступающих в суд дел и заявлений, подлежащих рассмотрению в суде, организуется статистический учет рассмотренных дел, организуется их хранение. Работники канцелярии учитывают и хранят вещественные доказательства, составляют описи законченных дел и сдают их в архив.
Основная обязанность секретарей судебного заседания — вести протокол судебного заседания при рассмотрении дела во время судебного разбирательства. Кроме того, они обеспечивают техническую подготовку судебного заседания, в частности, организуют вызов участвующих в деле лиц, проверяют их явку в суд.

Мне удалось досконально ознакомиться с работой канцелярий суда Борисовского района. В суде Борисовского района имеется три канцелярии: гражданская, уголовная, и канцелярия по административным делам, где в каждой канцелярии имеется заведующий канцелярией, которая организует и ведет делопроизводство в соответствии с надлежащими требованиями.

Заведующий канцелярией организует работу канцелярии, в которой заведует, руководит работой делопроизводителей и секретарей суда.

На заведующего канцелярией по уголовным делам возлагается: организовать и вести делопроизводство в канцелярии в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде; организовать работу канцелярии по уголовным делам, руководить работой секретарей и архива суда по уголовным делам;

распределять работу между сотрудниками канцелярией суда по уголовным делам и осуществлять контроль за исполнением ими своих обязанностей;

распределять поступившую корреспонденцию согласно резолюции председателя суда или его заместителя;

вести учет рабочего времени работников канцелярии;

осуществлять ведение нарядов, книг и журналов учета по уголовным делам

осуществлять контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным делам), правильным и своевременным составлением статистических отчетов;

осуществлять контроль за исполнением постановлений высших органов власти о помиловании, за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов, касающихся работы канцелярии по уголовным делам;

осуществлять контроль за своевременной отправкой уголовных дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;

осуществлять контроль за организацией розыска обвиняемых по уголовным делам;

вести учет частных определений по уголовным делам и осуществлять контроль за ведением переписки по их исполнению;

осуществлять контроль за ведением и исполнением сводных и контрольных исполнительных производств;

вести учет и контроль за исполнением судебных поручений по уголовным делам, поступивших из других государств, судов другого города или района, а также направляемых судом через Министерство юстиции Республики Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или района;

организовывать работы по учету и хранению уголовных дел и вещественных доказательств;

осуществлять прием уголовных дел у секретарей судебного заседания и осуществлять контроль за своевременной сдачей уголовных дел в канцелярию по уголовным делам;

выполнять другие поручения председателя суда, его заместителя и помощника. На заведующего канцелярией по гражданским делам возлагается:

организовать и вести делопроизводство в канцелярии соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде;

организовать работу канцелярии по гражданским делам, руководить работой секретарей и архива суда по гражданским делам;

распределять работу между сотрудниками канцелярии суда по гражданским делам и осуществлять контроль за исполнением ими своих обязанностей;

распределять поступившую корреспонденцию согласно резолюции председателя суда или его заместителя;

вести учет рабочего времени работников канцелярии;

осуществлять ведение нарядов, книг и журналов учета по гражданским делам;

осуществлять контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по гражданским делам), правильным и своевременным составлением статистических отчетов;

осуществлять контроль за исполнением постановлений высших органов власти о помиловании, за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов, касающихся работы канцелярии по гражданским делам;

осуществлять контроль за своевременной отправкой гражданским дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;

вести учет частных определений по гражданским делам и осуществлять контроль за ведением переписки по их исполнению;

осуществлять контроль за исполнением запросов по гражданским делам, направляемых судьями в различные инстанции;

вести учет и контроль за исполнением судебных поручений по гражданским делам, поступивших из других государств, судов другого города или района, а также направляемых судом через Министерство юстиции Республики Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или района;

организовывать работы по учету и хранению гражданских дел

осуществлять прием гражданских дел у секретарей судебного заседания и осуществлять контроль за своевременной сдачей гражданских дел в канцелярию по гражданским делам.

выполнять другие поручения председателя суда, его заместителя и помощника.

На заведующего канцелярией по административным делам возлагается:

организовать и вести делопроизводство в канцелярии соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде.

организовать работу канцелярии по административным делам, руководить работой секретарей и архива суда по административным делам;

распределять работу между сотрудниками канцелярии суда по административным делам и осуществлять контроль за исполнением ими своих обязанностей;

распределять поступившую корреспонденцию согласно резолюции председателя суда или его заместителя;

вести учет рабочего времени работников канцелярии;

осуществлять ведение нарядов, книг и журналов учета по административным делам;

осуществлять возврат исполнительных документов, ошибочно направленных в адрес суда Борисовского района;

осуществлять контроль за ведением документов первичного статистического учета правильным и своевременным составлением статистических отчетов;

осуществлять контроль за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов, касающихся работы канцелярии по административным делам;

осуществлять контроль за своевременной отправкой административных дел с частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; а также учет и регистрацию протестов прокурора по административным делам.

вести учет представлений по административным делам и осуществлять контроль за ведением переписки по их исполнению;

осуществлять контроль за исполнением запросов по административным делам, направляемых судьями в различные инстанции;

организовывать работы по учету и хранению административных дел

осуществлять прием административных дел у секретарей судебного заседания и осуществлять контроль за своевременной сдачей административных дел в канцелярию по административным делам.

осуществлять контроль за исполнением административных постановлений.

выполнять другие поручения председателя суда, его заместителя и помощника.

В своей деятельности заведующие канцеляриями руководствуются:

законодательными и нормативными документами по вопросам делопроизводства; методическими документами вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; приказами и распоряжениями председателя суда; должностной инструкцией.

Заведующие канцеляриями должны знать:

• 1. нормативные правовые акты, методические и другие руководящие материалы по вопросам организации делопроизводства;
• 2. единую государственную систему делопроизводства;
• 3. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• 4. структуру суда;
• 5. схемы документооборота;
• 6. порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчётности;
• 7. сроки и порядок сдачи дел в архив;
• 8. системы организации контроля за исполнением документов;
• 9. оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
• 10. правила внутреннего трудового распорядка;
• 11. трудовое законодательство.

Заведующие канцелярией имеют право:

вносить на рассмотрение председателя суда предложения по улучшению деятельности канцелярии суда, форм и методов работы с документами;

требовать от секретарей суда и секретарей судебного заседания надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в суде;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

осуществлять проверки организации делопроизводства секретарями суда.

вносить на рассмотрение председателя суда представления о назначении, перемещении, увольнении работников службы делопроизводства, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

Заведующий канцелярией несет ответственность:

за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь;

за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь;

за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Должностные лица, ответственные за хранение печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, обязаны не допускать ее повреждения или утери.

Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся выделенным для этого работником канцелярии — секретарем суда.

Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.

Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата — возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.

Конверты поступивших исковых заявлений, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов и обращений граждан должны быть сохранены и приложены к этим документам.

Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «Лично».

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в суд документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах и карточках.

Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах или пакетах.

Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем.

Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция, в том числе принятые на личном приеме исковые заявления), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.

Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:

судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;

расписки в получении судебных повесток, копий постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий приговоров, исковых заявлений и судебных решений.

При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по гражданским делам, поручения судов других районов, а также поручения судов других государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи, и другие.

Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов в день подписания или утверждения и отправки корреспонденции. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.

Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном суде и отправляются в тот же день до 13 часов.

Секретарь суда перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.

Судебные дела посылаются по назначению заказными бандеролями либо курьерами, а исковые материалы, материалы об административных правонарушениях и исполнительные документы — заказными письмами.

При отправлении заказной корреспонденции курьерами она регистрируется в разносной книге и сдается адресатам под роспись в этой книге.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.

Ответы на запросы (представления, письма) вышестоящих государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем суда с указанием фамилии исполнителя.

Судебные дела, поступившие в суд после кассационного рассмотрения в связи с отменой судебного постановления и передачей дела на новое судебное разбирательство, должны быть расписаны председателем суда и переданы судье не позднее следующего дня после возвращения его с кассации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

Оригинал документа, отправляемого по факсу, с электронной отметкой о его отправлении хранится в деле (наряде).

На заказные бандероли, письма составляется опись отдельно на бандероли и письма. Опись остаётся в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд.

Все уголовные и гражданские дела, поступившие для рассмотрения в данном суде, после регистрации по журналу входящих документов регистрируются на учетно-статистических карточках для уголовных дел гражданских дел и записываются в алфавитных указателях по уголовным и гражданским делам.

По уголовным делам алфавитный указатель ведется на каждого обвиняемого, по гражданским делам — на каждого ответчика, по делам особого производства — на заявителя.

В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела должны быть заполнены все реквизиты.

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года.

На каждой учетно-статистической карточке и в каждом таком деле указываются два порядковых номера: в числителе — прошлого и в знаменателе — нового года.

Особое внимание уделяется регистрации и нумерации дел поступивших в новом году. Нумерация этих дел начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации для предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.

Дела на лиц, привлеченных к ответственности за административные правонарушения, регистрируются в журнале и алфавитном указателе по форме указанной в инструкции по делопроизводству.

Номера уголовным делам присваиваются в соответствии с Инструкцией о едином учете преступлений и лиц, их совершивших.

Порядковые номера уголовных дел присваиваются в нарастающем порядке в пределах календарного года. В следующем году нумерация начинается с первого номера.

Номер гражданского, административного дела и других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу.

Необходимое направление в деятельности районных судов — изучение и обобщение судебной практики и собственной кассационной практики данного суда. В зависимости от целей она обобщается по категориям уголовных или гражданских дел, по вопросам применения материального или процессуального законодательства, по итогам работы районного суда. Это позволяет выявить ошибки и недостатки в работе, их причины, определить меры по улучшению судебной деятельности. Осуществляется эта функция в работе суда путем своевременного составления статистической отчетности заведующих канцелярий суда.

По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего качества и сохранности этой обложки, при этом на обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, когда оно начато производством в данном суде и так далее).

Если уголовное дело, поступившее из органа предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку, то при данном деле должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело находилось в стадии предварительного расследования.

На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, должен быть поставлен штамп «Под стражей» или сделана об этом отчетливая надпись. На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела помещается справочный лист в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу: направление повесток, копии обвинительного заключения, искового заявления, приговора, решения суда, исполнительного листа и так далее.

Дата поступления дела (материала) указывается на обложке, в учетно-статистической карточке или регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд и его рассмотрения.

По делам и исковым заявлениям, присланным в суд через органы связи, эта дата указывается в соответствии с отметкой, сделанной канцелярией в день приема заявления: по делам и исковым заявлениям, принятым на личном приеме, — в соответствии с отметкой, сделанной судьей при приеме.

При несовпадении даты, проставленной на заявлении, с датой его подачи на личном приеме истцу (заявителю) предлагается исправить дату.

Уголовные и гражданские дела, возвращенные на новое рассмотрение после отмены приговоров, решений или определений, регистрируются в учетно-статистических карточках наравне со вновь поступающими делами и получают новый порядковый номер, а в алфавитном указателе дела делается новая запись.

Исковые заявления, поданные с нарушением требований статей 242 и 243 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь или не оплаченные государственной пошлиной, по определению судьи остаются без движения, о чем извещается истец. Эти заявления хранятся в особой папке. Если недостатки не будут устранены истцами в назначенный судьей срок, эти заявления считаются неподанными. Такие заявления и приложенные к ним документы с копией определения суда возвращаются истцам.

Материалы о розыске должников, объявленном в порядке статьи 487 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, подшиваются в отдельный наряд. Контроль за исполнением определений суда о розыске должников по этим материалам осуществляет старший судебный исполнитель.

Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в канцелярии суда ведутся журналы.

Секретарем суда в книге учета исполнительных документов, переданных судебному исполнителю, регистрируются все исполнительные документы, перечисленные в статье 462 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, переданные для исполнения непосредственно данным судом, предъявленные лично взыскателем, полученные по почте, возвращенные юридическими лицами и администрацией мест лишения свободы для дальнейшего исполнения.

На каждом исполнительном производстве, на учетно-статистической карточке и в книге кроме порядкового номера должен проставляться соответствующий индекс, установленный для каждого судебного исполнителя.

Книга хранится у заведующего канцелярией (судебного секретаря) районного (городского) суда. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, заверена подписью председателя суда и скреплена печатью суда.

Секретарь суда регистрирует исполнительные документы по книге учета и передает судебным исполнителям под расписку в книге не позднее следующего дня с момента их поступления.

На каждый переданный судебному исполнителю исполнительный документ секретарь суда заводит исполнительное производство. Все исполнительные документы записываются в алфавитную книгу которая хранится в канцелярии суда.

Исполнительные документы для отправки передаются судебным исполнителем секретарю суда под расписку в исполнительном производстве с обязательной отметкой о передаче в книге учета исполнительных документов.

Секретарь суда, получивший от судебного исполнителя исполнительный документ для отправки адресату, отмечает в книге учета исполнительных документов дату получения документа от судебного исполнителя и местонахождение адресата, куда он направляется.

По исполнении решения исполнительный лист, выданный судом, при котором состоит судебный исполнитель, приобщается к соответствующему делу или возвращается суду, выдавшему его, о чем делается отметка в исполнительном производстве и книге учета исполнительных документов с указанием номера дела, к которому приобщен исполнительный лист. В исполнительном листе делается отметка с указанием номеров квитанций о сдаче взысканных денег в банк, которая заверяется судьей

Исполнительное производство на взыскание сумм временных пособий, выплаченных на несовершеннолетних детей в период розыска их родителей, уклонявшихся от уплаты алиментов, находится на особом контроле в суде, который выдал исполнительный лист, до полного погашения задолженности, после чего на основании соответствующей резолюции судьи приобщается к материалу о взыскании сумм пособий и сдается в архив.

С момента как гражданин переступает порог здания суда, первым с чем он сталкивается – работниками канцелярии суда, и именно от того как работник канцелярии примет и обслужит гражданина, а также как входящая корреспонденция пройдет все этапы обработки, дается соответствующая оценка каждым членом общества, вовлеченного в орбиту судопроизводства. сообщает информационное агентство «Кокшетау Азия».

В огромном обороте поступающей и исходящей корреспонденции необходима четкая система действий, т.е. надлежащая организация процесса приема, регистрации, движения, учета, отправки и хранения корреспонденции на бумажных и электронных носителях, за которую ответственность несет заведующий канцелярией суда.

Организация делопроизводства в суде, как первой, так и апелляционной инстанции весьма трудоемкий процесс, требующий определенный запас знаний и навыков.

В настоящее время с внедрением в процесс работы канцелярии информационных технологий организация работы модернизируется, совершенствуется, данное, несомненно, положительно сказывается на показателях работы. Применение на практике новшеств первыми сталкиваются сотрудники суда, которые в сжатые сроки осваивают новые технологии, понимая, что их неумение, не владение ими приведет к срыву исполнения поставленных перед судом задач.

К примеру, взять обязанности секретаря судебного заседания – лица процессуального, на процессе ведет протокол заседания суда, находиться в зале судебного заседания во время процесса, не покидает заседание суда без разрешения председательствующего; обеспечивает порядок в зале суда при отсутствии судебного пристава, до этого им проводится работа по надлежащему извещению и вызовы лиц участвующие в процессе, с учетом сроков оговоренных в процессуальном законодательстве.

Кроме того, секретарь судебного заседания ведет аудио-, видеофиксацию судебного заседания, но перед началом процесса в обязательном порядке производит проверку работоспособности системы АВФ, во время процесса наблюдает за ходом записи, проставляет «метки», т.е. фиксирует время выступления участников процесса, тем самым формируя протокол судебного заседания в электронном формате.

В настоящее время весьма распространенным стало применение участниками процесса видеоконференцсвязи и мобильной видеоконференцсвязи как в судах первой так апелляционной инстанций.

Если взять во внимание работу сотрудника канцелярии суда — также немаловажное звено в обороте судопроизводства и делопроизводства.

Обработка корреспонденций – поступающей (исходящей) в судебные органы уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также служебная корреспонденция, обращения органов государственной власти и управления, местных исполнительных и представительных органов, судов, жалобы, заявления и иные обращения физических и юридических лиц. Кроме этого, контроль за исполнением внутренних документов, согласно установленным Правилами порядок приема, регистрации, движения, учета, отправки и хранения поступившей корреспонденции, как на бумажных носителях, так и на электронных носителях, а также внесение данных в информационно-аналитическую систему судебных органов.

Только объемы обработанной поступившей корреспонденции за 2016 год составило — 35 905, в 2017 году эта цифра составила — 40 895 и 2018 году равно 35 794. При этом надо отметить, что корреспонденция, поступившая «нарочно/по почте» значительно сократилась с 4405 до 2994, если сравнивать 2017 и 2018 годы, т.е. наблюдается рост поступления корреспонденции в электронном виде.

Рассматривая вопрос организации деятельности структурного подразделения как Управление документационного обеспечения, главным и особо важным вопросом является распределение функциональных обязанностей, который заведующий канцелярией должен решить совместно с председателем суда. Так если распределение обязанностей будет проведено с учетом умений, навыков и потенциала сотрудника канцелярии суда, результативность не заставит себя ждать.

Формируя кадровый состав канцелярии суда, полагаю необходимым обращать внимание на отношение, взгляд потенциального сотрудника на его оценку роли государственного служащего в работе суда. Ведь с каждым годом престиж и статус государственного служащего в стране поднимается, молодое поколение постепенно начинает понимать, что работать во благо страны — достойное дело! Будучи маленькой частичкой, так сказать «болтиком» в большом механизме, каждый сотрудник суда должен понимать важность своей работы.

Организация – процесс постановки целей, планирования и осуществление контроля за деятельностью, правильная организация работы канцелярии суда залог своевременного и качественного исполнения любого поручения и/или рассмотрения дела.

Дана Касымова,

заведующая канцелярией

Акмолинского областного суда

741 34042

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2020 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• структуру предприятия, учреждения, организации;
• организацию делопроизводства;
• схемы документооборота;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• сроки и порядок сдачи дел в архив;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
• основы экономики, организации производства, труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями директора организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией — образец 2020 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.