Письмо-подтверждение составляется для того, чтобы дать согласие относительно любого вопроса и призвать партнера к дальнейшим действиям. Оно оформляется в произвольном виде: готовый образец и правила написания подробно рассмотрены в статье.

Скачать образец письма подтверждения (word)

Скачать пустой бланк письма-подтверждения (word)

Образец и правила написания письма

Единого образца письма подтверждения не существует, поэтому при его составлении ориентируйтесь на особенности своего случая, а также на общепринятые традиции, сложившиеся в практике документооборота. При написании письма обратите внимание на такую инструкцию:

1. В документе обязательно отразите название, реквизиты, адрес и телефон отправителя, а также ФИО, должность сотрудника, который действует от имени компании (обычно это генеральный директор или его заместитель). Обычно эту информацию указывают в левом верхнем углу.
2. Пропишите название компании и ФИО директора или другого адресата, на имя которого отправляется подтверждение. Это должен быть конкретный человек, а не вообще организация как юридическое лицо. Эти данные прописывают в правом верхнем углу.
3. Под описанием отправителя укажите отметку о дате и номере письма, указанных в журнале исходящей корреспонденции. Это дополнительное доказательство того, когда именно был отправлен документ.
4. Затем идет сам текст; указывать название «письмо-подтверждение» при этом необязательно. Изложение начните с обращения к собеседнику по имени-отчеству, например: «Уважаемый Александр Константинович».
5. Затем опишите ситуацию – например, о том, что директор компании получил письмо о намерении начать сотрудничество и подтверждает свою заинтересованность в нем.
6. После этого опишите, что вы ожидаете от партнера – например, получение образца документа, участия в переговорах, перечисления средств, исполнения других обязательств и т.п.
7. Далее отправитель ставит подпись и расшифровку подписи: фамилия, инициалы.

В подавляющем большинстве случаев весь текст письма умещается буквально в 1-2 абзацах. Поэтому для составления документа достаточно взять 1 страницу А4 или фирменный бланк компании.

Письмо отправляют по электронной почте, по факсу или физически: с курьером, по Почте России или с помощью частной транспортной компании. Во всех случаях лучше запросить подтверждение о получении, т.е. отправить именно заказное письмо.

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта Ранее мы приводили примеры правильного составления деловых писем, рекомендуем вам также ознакомиться с этой информацией .

Зачем пишется письмо подтверждение

Подобное письмо составляется в самых разных случаях; его основная цель – подтвердить партнеру определенный факт:

• согласие на подписание договора или другого документа;
• согласие на продолжение переговоров;
• принятие решения по вопросу;
• получения писем, товаров, денежных переводов и т.п.

Прямой обязанности его составления нет, поскольку сегодня подтвердить свою позицию можно различными способами коммуникации – по телефону, в скайпе, через аккаунты в соцсетях и т.п. Однако составление письменного подтверждения позволяет:

1. Подтвердить свои намерения и убедить партнера в принятии решения, подписании документа, продолжении переговоров и т.п. Письменный документ в отличие от устного подтверждения имеет большую убедительность.
2. Доказать факт проведения переговоров, попытку урегулировать разногласия в досудебном порядке. Такое письмо можно использовать в качестве дополнительного доказательства во время судебного разбирательства.

Таким образом, письмо-подтверждение обычно направляют крупному, важному партнеру, а также потенциальному клиенту, который только начинает сотрудничать с компанией.

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта Рекомендуем вам также ознакомиться с тем как правильно составлять сопроводительные письма к документам.

Поделиться ссылкой:

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-подтверждения .docСкачать образец письма-подтверждения .doc

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
• если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
• когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Положительная репутация в поисковых системах без помех от недоброжелателей возможна с Семантикой! Получи нашу книгу «Контент-маркетинг в социальных сетях: Как засесть в голову подписчиков и влюбить их в свой бренд». Подпишись на рассылку и получи книгу в подарок!

Письмо-подтверждение — это текст, который автоматически отправляется пользователю на почту при совершении определенных действий на сайте.

Больше видео на нашем канале — изучайте интернет-маркетинг с SEMANTICA

Это может быть регистрация на ресурсе, оформление подписки или заказа.

Давайте разберем этот термин на примере человека, который решил взять кредит или оформить рассрочку. При осуществлении данной процедуры банк обращается к своей базе данных и уточняет информацию о кредитной истории заемщика. В том случае, если все отлично, сотрудники перезванивают клиенту и дают добро на получение денег.

По такому же принципу работает и письмо-подтверждение регистрации. При осуществлении пользователем подписки, на какой-либо ресурс, ему на почту приходит уведомление, что процедура прошла успешно.

Форма письма подтверждения

Первое сообщение для подписчика — это важнейший этап общения. Вы приветствуете человека, который стал вашим потенциальным клиентом.

Так как подписчик уже ждет рассылки, единственное, что останется сделать вам — не обмануть его ожидания. Не существует других инструментов для привлечения целевого трафика, обладающих подобной конверсией. Охват подобных писем не меньше 90%. Давайте рассмотрим, как правильно оформляется письмо подтверждение на образце.

Изначально на что пользователь обратит внимание – поле «From», заголовок и прехедер. Поэтому их необходимо сделать качественно, и только потом переходить к основному тексту.

1. From – часть письма, в которой вы должны представиться. Представьтесь, чтобы адресат сразу понял, от кого пришло сообщение.

2. Заголовок – этот фрагмент текста должен содержать не более 35 символов.

3. Прехедер – небольшое дополнение к заголовку. Можно напомнить клиенту, по какой причине он получил это письмо или добавить важную информацию, если не хватило 35 знаков.

4. Основной текст – здесь все зависит от тематики вашего сайта. Именно тут следует поставить кнопку подтверждения подписки.

5. Концовка – завершающая часть письма. Здесь можно указать ссылки на ваши паблики в социальных сетях и максимально подробно оформить контактные данные.

Текст письма подтверждения

Давайте рассмотрим общие рекомендации по написанию основной части письма.

1. Будьте краткими. Избегайте ненужных оборотов и риторических вопросов.
2. Сделайте письмо информативным и красочным, но не превращайте его в ярмарочный балаган.
3. Фокусируйтесь на теме письма. Раскройте ее в сообщении.
4. Сделайте пользователю приятно. Скажите спасибо за регистрацию, вручите бонус или подарок.
5. Не отклоняйтесь от темы сообщения. Это только подтверждение регистрации, вся остальная информация указывается в дальнейших рассылках. Не перегружайте письмо.
6. Укажите данные, которые были оставлены подписчиком при регистрации (логин и пароль). Это всегда будет не лишним, так как многие пользователи забывают эту информацию, а напоминание на почте — еще один повод не удалять ваше письмо.

В этой статье мы разобрали, как написать письмо подтверждение и какие основные требования к нему. Помните, что первое письмо – это как первое собеседование. Очень важно произвести приятное впечатление.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.

При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:

• Мы получили Ваши письма от …
• Ваше письмо от … получено нами
• Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили Ваше письмо от …
• (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (… нового прейскуранта)
• Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки…
• С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
• ОАО «Логос» подтверждает получение товаров …

При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

• Подтверждаем…
• Посылаем Вам наше подтверждение…
• С удовлетворением подтверждаем…
• Фирма «Орион» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с … и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны
• Объединение «Петросервис» не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения…
• АТП республиканского центра рассмотрело письмо директора предприятия… от… и сообщает…
• В… поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество…
  Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Примеры текстов писем