Объяснительная записка

Объяснительная записка

Для начала надо определиться, что есть такое объяснительная записка. На имя руководителя можно составить докладную записку, а можно объяснительную. Отличие заключается в отсутствии в последнем случае выводов и предложений, а вот оформление внешне похожее.

Объяснительная записка — это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностому лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).

Объяснительная записка разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).

Есть еще одна функция объяснительной записки – может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает его руководитель организации.

В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.

Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно, тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.

Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу.

Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник ее составивший. Состав реквизитов документа посмотрите на приведенном образце.

Сама объяснительная записка состоит из двух частей:

1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию)

2) причинины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается дата и ставится собственноручная подпись.

Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения.

В объяснительной записке так же обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер.

Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.

Оформление объяснительной записки

Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет.

В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

• Наименование организации

• Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;

• Само наименования — «Объяснительная записка»;

• Дата составления и зарегистрированный номер документа;

• Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);

• Непосредственно текст пояснения.

• Составитель и подпись.

Образец объяснительной записки:

Наименование Адресат структурного подразделения

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ

Действующий закон не устанавливает чёткого определения понятию «объяснительная записка». Несмотря на это в ходе трудовых отношений, складывающихся на государственных и коммерческих предприятиях, очень часто оформляется указанный документ.

В большинстве случаев написание данной записки инициирует руководитель организации, служба охраны, правоохранительн ые органы. Такие действия обусловлены трудовым законодательство м, которое обязывает нанимателей требовать в ряде ситуаций письменное объяснение от работников о совершённых ими поступках (ТК: статья номер 199, статья номер 408).

Отметим также, что в соответствии с рекомендациями к документации, необходимой для ИП при урегулировании с сотрудниками фирмы трудовых отношений, утверждённым в декабре 2011 года (под № 135), объяснительная записка выступает основанием для публикации приказа по кадровому составу.

Если говорить в общем, то под объяснительной запиской подразумевается ненормативная документация, разъясняющая условия, причины действия, кого-либо происшествия, бездействия, наступления определённого факта. Она оформляется сотрудником компании и предоставляется руководителю, вышестоящим лицам.

Согласно конституции, а именно её статье под номером 27, составление указанной бумаги – это право, а не обязанность любого работника. В свою очередь наниматель обязан затребовать данный документ в письменной форме:

— до введения дисциплинарного взыскания (согласно статье 199 ТК РБ);

— до вынесения распоряжения, касающегося взыскания некой суммы с зарплаты работника (согласно статье ТК под номером 408).

В иных случаях руководитель обладает правом, однако вовсе не обязан требовать от работников предоставить разъяснение (для выяснения позиции сотрудника организации в конкретной ситуации, оценки причины совершённых действий, принятия каких-то решений).

Какими бывают объяснительные записки?

Рассматриваемый документ может быть:

• оправдательным (когда он содержит причины неправильного действия, бездействия);

• объяснительным (когда сотрудник предприятия поясняет деяния иных лиц, указывает обстоятельства, а также условия возникновения конкретных событий, случившихся по причинам, независящим от его).

Как правило, в нём рассматриваются вопросы, касающиеся следующих аспектов:

• появления на рабочем месте в состоянии опьянения (не важно при этом, является оно наркотическим, токсическим либо алкогольным);

• прогула либо вообще отсутствия в положенное время на рабочем месте;

• опоздания;

• хищения чужой собственности, совершённого на рабочем месте;

• нарушения норм и требований охраны труда;

• аморальных поступков;

• предоставления неверной информации в различные инстанции;

• дисциплины;

• некачественного, неполного выполнения обязанностей.

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка оформляется на листах А4 индивидуально и в одном экземпляре.

На некоторых предприятиях используется унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25 (в такой ситуации предварительно издаётся приказ либо распоряжение по поводу утверждения, применения выбранной формы).

Так как унифицированная форма имеет рекомендательный характер, утверждение своего варианта можно осуществить при помощи соответствующего «местного» нормативно-право вого акта.

В любом случае, объяснительная записка должна включать несколько частей:

• фактическую (здесь необходимо указать факты, послужившие поводом для создания рассматриваемого документа);

• причинную (здесь приводятся причины, которые могут объяснить сложившуюся ситуацию).

Каждая из них должна объективным образом отражать факты и давать им чёткое пояснение.

В отличие от докладной записки в рассматриваемом документе может отсутствовать логическая часть, где прописываются сделанные выводы, имеющиеся предложения.

Помимо всего, перечисленного выше, в объяснительной записке в обязательном порядке указывается следующее:

• наименование компании, где трудится работник;

• место составления бумаги;

• информация о получателе (ФИО, должность);

• наименование документа «объяснительная записка»;

• дата написания документа;

• зарегистрированн ый номер;

• ставится подпись.

В ситуациях, когда работник отказывается писать объяснительную записку, оформляется специальный акт, в котором указываются свидетели (как правило, их количество – 2 человека).
Конкретный образец пояснительной записки будет приведён ниже.

Образец объяснительной записки об опоздании на работу

Образец объяснительной записки об отсутствии

Это нужно знать!

Регистрация объяснительной записки производится в порядке, который установлен руководителем предприятия для регистрации внутренней документации.

После того, как все материалы дела будут рассмотрены, наниматель либо иное уполномоченное на то лицо устанавливает/не устанавливает на документе резолюции для исполнителя (с указанием конкретных действий).

Что касается срока хранения представленных документов, то для Министерства промышленности и подчиняющихся ему компаний он составляет 3 года.

Ответ может пониматься как (а) поиск информации и её предоставление (ответ как процесс) и (б) сама предоставляемая информация (ответ как объект).

Корректный ответ — ответ, содержащий только истинные суждения и полностью устраняющий недостаток информации, выраженный в вопросе («Перечислите виды соучастников преступления.” — «Исполнитель, организатор, подстрекатель, пособник.”).

Некорректный ответ — (а) ответ, содержащий ложное суждение; либо (б) ответ, не устраняющий полностью недостаток информации, выраженный в данном вопросе: (б1) неполный ответ («Перечислите все степени тяжести преступления.” — «Преступления небольшой тяжести, преступления средней тяжести.”) или (б2) нерелевантный ответ («Перечислите все степени тяжести преступления.” — «Преступление – это общественно опасное деяние, запрещённое Уголовным Кодексом под угрозой наказания.”).

(3г) Виды вопросов.

Знание, как известно, бывает двух видов: фактическое и концептуальное. В познании фактическому знанию соответствует описательная функция, а концептуальному — объяснительная и предсказательная.

Описательная функция представляет собой языковую обработку эмпирических данных, позволяющих закрепить в языке отдельные факты, сформулировать базовые определения используемых в дальнейшем научных терминов.

Объяснительная функция — это раскрытие существенных связей между изучаемыми явлениями, она состоит в выявлении причин, условий, допущений, объективных оснований, предпосылок, обуславливающих конкретные факты или теоретические положения.

Предсказательная функция сводится к логическому выведению следствий или предположений относительно будущих состояний изучаемого объекта на основе установленных данных (на основе обобщения эмпирических данных, на основе знаний объективных причин, законов, принципов, условий, допущений и т. п.), обуславливающих эти будущие состояния.

Рассмотрим, как реализуются три функции познания — (1) описательная, (2) объяснительная и (3) предсказательная — в вопросе.

Фактическому знанию (описательной функции познания) в логике соответствует простое категорическое суждение. Его структура — S есть P (Деление — это логическая операция, раскрывающая объём понятия путём перечисления его составных частей.). По отношению к суждению такого вида возможны следующие виды вопросов:

(а) ? есть Р (Назовите логическую операцию, раскрывающую объём понятия путём перечисления его составных частей);

(б) S есть ? (Что такое деление ? (Дайте определение понятию «деление”.).);

(в) S ? Р (Верно ли, что деление — это логическая операция, раскрывающая объём понятия путём перечисления его составных частей ?).

Концептуальному знанию (объяснительной и предсказательной функциям познания ) в логике соответствует структура А ® В, где А и В — любые сложные суждения, а «®» — логическое релевантное следование (Из того, что во второй фигуре простого категорического силлогизма одна из посылок — отрицательное суждение, следует, что вывод — также отрицательное суждение). По отношению к высказыванию такого вида возможны следующие виды вопросов:

(а) ? ® В (Почему во второй фигуре простого категорического силлогизма вывод — всегда отрицательное суждение ? (вопрос на объяснение));

(б) А ® ? (Что следует из того, что во второй фигуре простого категорического силлогизма одна из посылок — отрицательное суждение ? (вопрос на предсказание));

(в) А ? В (Верно ли, что из того, что во второй фигуре простого категорического силлогизма одна из посылок — отрицательное суждение, следует, что вывод — также отрицательное суждение ?).

Кроме того, вопросы могут задаваться в одном из трёх следующих режимов:

(а) открытый режим: (Назовите науку, которая изучает законы и формы правильного мышления.);

(б) ограниченный режим: (Из перечисленных ниже наук выберите ту, которая изучает законы и формы правильного мышления.);

(в) закрытый режим: (Верно ли, что логика — это наука, изучающая законы и формы правильного мышления ?)

Вопрос относится к таким видам информации, которые требуют прямой отнесённости к адресату. Адресатами вопросов могут быть как отдельные индивиды, так и группы людей. Существуют вопросы, которые ставит перед собой всё человечество. К адресатам иногда относят и саму природу, считая, например, эксперимент вопросом, заданным природе.

Каждому вопросу предшествует, таким образом, не просто желание получить некоторую информацию, а стремление получить её от вполне определённого адресата. Поэтому, нельзя согласиться с тем, что в отличие от машины человек может отвечать на вопросы, которые никто не задавал. Ответы на никем не ставившиеся вопросы — это опять-таки ответы на вопросы, заданные человеком самому себе. Это тот особый случай, когда отправитель и адресат — одно и то же лицо (ситуация, называемая в психологии «внутренней коммуникацией”).

(3д) Проблема.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *