Отчетные документы за проживание в квартире

Отчетные документы за проживание в квартире

С этого года в Налоговом кодексе определены конкретные нормы суточных и суммы не подтвержденных документально расходов по найму жилья, не облагаемых НДФЛ. Можно ли эти нормы применить в целях исчисления ЕСН и ОПС? Как повлияет это новшество на расходы плательщиков налога на прибыль, УСН и ЕСХН? И главное, какую сумму нужно (или можно) выплатить командированному работнику?
НДФЛ: реальные нормы для физических лицДо 2008 года специальные нормы суточных для целей обложения налогом на доходы физических лиц законодательством установлены не были. Поэтому суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных работодателями в соответствии с требованием ТК РФ, можно было не облагать этим налогом (как и ЕСН). Однако данную точку зрения приходилось отстаивать в судебном порядке. Несмотря на многочисленную положительную арбитражную практику1, Минфин России и налоговые органы предлагали использовать в этих целях Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в командировке…2 которые применяются при исчислении налога на прибыль организаций3.

С этого года законодатель установил для командировочных расходов нормы, в пределах которых они не облагаются НДФЛ4. Теперь при оплате работодателем работникам расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Такие же нормы предусмотрены при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения.

Тот же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Согласитесь, установленные для НДФЛ нормы более или менее близки к реальным расходам на командировки. Многие ждали, что и по другим налогам будут определены такие же размеры суточных и расходов на проживание без документов. Однако это не случилось. Может быть, законодатели забыли про другие налоги, а может, они считают, что работа бухгалтера от новых трудностей становится интереснее. Но с трудностями столкнулись не только бухгалтеры, но и руководители организаций. Некоторые работники, особенно не разбираясь в нормах трудового законодательства, стали требовать от них компенсации командировочных расходов именно в размерах, установленных для исчисления НДФЛ.

Размер оплаты в руках работодателяРаботодатель сам определяет размер суточных и компенсации расходов на командировки. Порядок и размер оплаты командировочных расходов, выплачиваемых работникам, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации5. Работодатели-бюджетники исключением не являются. Правда, для их работников минимальный размер компенсации определен законодательством или иными нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, ее субъектов или органами местного самоуправления. Так, размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены постановлениями Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» и от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Однако эти нормы ограничивают только размер финансирования из федерального бюджета на указанные цели, но не величину производимых работникам выплат, если они согласованы с работодателем6. Расходы, превышающие установленные размеры, организации возмещают за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления могут принимать законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, в том числе устанавливать повышенные нормы суточных для работников учреждений, финансируемых за счет средств этих бюджетов7.

У остальных работодателей минимальный и максимальный размер оплаты командировочных расходов неограничен. Например, размер суточных может составлять менее 100 и более 20 тыс. руб. в день.

налог на прибыль, УСН и ЕСХН – нормы единыПо налогу на прибыль при применении УСН и ЕСХН в расходах по-прежнему можно признать только 100 руб. в день суточных, если работник находился в командировке на территории России8. По загранкомандировкам нормы суточных тоже не пересматривались. Их размер устанавливается в зависимости от того, в какую страну направлен работник, и составляет от 37 до 95 долл. США, то есть менее 2500 руб./день.

Учесть в расходах суммы компенсации затрат на оплату жилья без документов при исчислении налога на прибыль, единого налога при применении УСН или ЕСХН вообще нельзя9. Ведь такие расходы не соответствуют критериям статьи 252 НК РФ, в частности не подтверждены документами.

Обложение ЕСН и взносами на ОПС зависит от категории и позиции работодателяКак и раньше, суточные и расходы на оплату жилья, не подтвержденные документами, не облагаются ЕСН, а значит, и взносами на ОПС10 в пределах норм, установленных законодательством11. Как уже говорилось, специальных норм для этого налога и взносов нет. Но Президиум ВАС РФ разъяснил, что под нормами, установленными законодательством, следует понимать размер суточных, определенный коллективным договором или локальным нормативным актом организации12. Однако Минфин России занимает другую позицию. Он считает, что для ЕСН должны применяться те же нормы, что и для налога на прибыль13, или нормы, утвержденные органами государственной власти Российской Федерации, соответствующими актами субъектов Российской Федерации14 или органами местного самоуправления при исчислении ЕСН бюджетными организациями.

У плательщиков налога на прибыль нет проблем с ЕСН и ОПС Если взять за основу нормы суточных для налога на прибыль, то на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ они не облагаются ЕСН. А выплаты сверх этих норм и оплата расходов по найму жилого помещения, не подтвержденных документами, не являются объектом по ЕСН на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ, так как не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Взносы на ОПС на эти выплаты также не начисляются15.

На спецрежиме? Сам заплати или суда подожди У организаций – неплательщиков налога на прибыль, например некоммерческих организаций, не осуществляющих коммерческую деятельность16, и предпринимателей, организаций, применяющих специальные налоговые режимы – УСН17, ЕСХН18 и ЕНВД (в отношении прибыли, полученной от предпринимательской деятельности, облагаемой единым налогом)19, сумма суточных, не облагаемая ЕСН и взносами на ОПС, будет зависеть от готовности этих организаций отстаивать свою точку зрения в судебном порядке. Дело в том, что нормы пункта 3 статьи 236 НК РФ им применить нельзя. Значит, все выплаты в рамках трудовых договоров, за исключением указанных в статье 238 НК РФ, включаются в налоговую базу по ЕСН20 и взносам на ОПС21.

Если организация готова к судебным разбирательствам, то она может не облагать ЕСН и взносами на ОПС суммы оплаты командировочных расходов в пределах норм, установленных ею в локальных нормативных актах или коллективном договоре. Причем аргументировать свои действия организации нужно не пунктом 3 статьи 236 НК РФ (здесь шансов выиграть практически нет22), а подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ и статьей 168 ТК РФ. Тогда есть почти 100%-я уверенность в том, что работодатель сможет доказать: он применяет нормы, установленные законодательством, и именно они должны использоваться при исчислении ЕСН и взносов на ОПС23.

МНЕНИЕ ЧИТАТЕЛЯ
Расходы на проживание в командировке компенсируем по-разному В соответствии с принятым в нашей компании положением о порядке и размерах возмещения командировочных расходов расходы, связанные с командировками на территории Российской Федерации, в частности по найму жилого помещения, возмещаются следующим образом. Если расходы по найму работники подтверждают документами – в размере фактических расходов (кроме случая предоставления командированному работнику бесплатного помещения).

Если работники не представляют документов, подтверждающих расходы на проживание, то они компенсируются в сумме 1000 руб. за каждый день командировки.

Если сотрудник проживал в квартире, арендуемой у физического лица, то получить документальное подтверждение расходов практически нереально. В этом случае выплаченные суммы из расчета 1000 руб. в день в расходы по налогу на прибыль не включаются, ЕСН не облагаются. При этом с суммы 300 руб. организация удерживает НДФЛ.

Логинова Алина Сергеевна
бухгалтер, ТК «Ромстар», г. Екатеринбург

УСН: взносы на ОПС с суточных не начисляем Наша организация применяет УСН (объект налогообложения «доходы»). При направлении сотрудников в командировки мы выплачиваем суточные в размере 700 руб. Размер суточных утвержден в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов.

Взносы на обязательное пенсионное страхование с сумм суточных, выплачиваемых работникам, не начисляем.

Мы знаем, что несем налоговые риски. Ведь налоговые органы, руководствуясь письмами Минфина России, в качестве норматива выплат применяют размеры суточных, утв. постановлениями Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, от 08.02.2002 № 93. Но, учитывая, что информационным письмом Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 № 106 даны разъяснения по данному вопросу, мы готовы отстаивать свою позицию в суде.

Бигрец Ирина Анатольевна
главный бухгалтер, ООО «Петрофф», г. Санкт-Петербург

Пример

Организация, применяющая УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», в положении об оплате командировочных расходов установила, что суточные работника за каждый день нахождения в командировке на территории РФ составляют 1000 руб. в день.

В целях исчисления единого налога при УСН в расходы могут быть включены суточные в размере 100 руб./день.

НДФЛ не облагаются суточные 700 руб./день, а с 300 руб. нужно удержать НДФЛ по ставке 13%.

Взносы на ОПС с суточных не начисляются, так как они выплачиваются в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством, а именно Трудовым кодексом. Однако эту точку зрения придется отстаивать в суде. Если организация не готова к спорам с налоговыми органами, то взносы на ОПС нужно начислить на 900 руб., а 100 руб. считать нормой, установленной законодательством (взносы на них не начислять).

Взносы «на травматизм» – от споров не застрахован никтоНормы, учитываемые для исчисления и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, действующим законодательством не установлены. ФСС России на практике придерживается позиции Минфина России, что в целях исчисления взносов на травматизм должны использоваться нормы суточных по налогу на прибыль. Иную точку зрения, скорее всего, придется отстаивать в судебном порядке. Суды на стороне страхователей. Они считают, что при исчислении взносов должны применяться нормы, установленные работодателем24.

На суммы оплаты жилья в командировке, которые документально не подтверждены, взносы на травматизм придется начислить. Согласно Перечню выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ25, страховые взносы не начисляются только на суммы, уплаченные в возмещение документально подтвержденных фактических расходов по найму жилого помещения в связи со служебными командировками26.

Подведем итогУчитывая мнения Минфина России, ФСС России и судов, составим таблицу с нормами суточных и расходов по найму жилья, не подтвержденных документами, не облагаемых налогами и взносами на ОПС, страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Налог, взнос Чем установлены нормы Суточные (в день) Расходы по найму жилья, не подтвержденные документами (в день)
На территории РФ Зарубежные командировки На территории РФ Зарубежные командировки
НДФЛ Пункт 3 статьи 217 НК РФ 700 руб. 2500 руб. 700 руб. 2500 руб.
Налог на прибыль, УСН, ЕСХН Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 100 руб. В зависимости от страны (от 37 до 95 долл. США) Не предусмотрены
ЕСН, взносы на ОПС Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 (по мнению Минфина) 100 руб. В зависимости от страны (от 37 до 95 долл. США) Не установлены (исключения: организации, финансируемые за счет средств федерального бюджета – 12 руб./день на территории РФ (постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729)
Статья 168 ТК РФ (по мнению арбитражных судов) Устанавливает работодатель Устанавливает работодатель
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 (по мнению ФСС России) 100 руб. В зависимости от страны (от 37 до 95 долл. США) Не установлены
Статья 168 ТК РФ (по мнению арбитражных судов) Устанавливает работодатель

Как видим, работодатели вправе выплатить любую сумму суточных работнику при направлении его в командировку, но в целях налогообложения необходимо применять нормы командировочных расходов.

1) решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04, постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.10.2006 по делу № А56-53705/2005, Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 № А69-2609/05-2-6-Ф02-3261/06-С1, Северо-Кавказского округа от 19.09.2005 № Ф08-4317/2005-1714А

2) утв. постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93

3) письма Минфина России от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247, от 22.05.2007 № 03-04-06-01/154, ФНС России от 09.11.2006 № 04-1-02/721@, УФНС России по г. Москве от 27.11.2006 № 28-10/103473

4) п. 3 ст. 217 НК РФ

5) ст. 168 ТК РФ

6) п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»

7) ст. 6 ТК РФ

8) постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93; пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 13 п. 1 ст. 346.16, пп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ

9) п. 49 ст. 270, п. 2 ст. 346.16, п. 3 ст. 346.5 НК РФ

10) п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

11) пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ

12) п. 6 Обзора практики рассмотрения арбитражными судами дел, связанных с взысканием единого социального налога (приложение к информационному письму Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 № 106)

13) письмо Минфина России от 21.01.2008 № 03-07-09/06

14) письмо Минфина России от 06.08.2007 № 03-04-06-01/284

15) п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ

16) письмо Минфина России от 20.11.2006 № 03-05-02-04/178

17) п. 2 ст. 346.11 НК РФ

18) п. 3 ст. 346.1 НК РФ

19) п. 4 ст. 346.26 НК РФ

20) п. 1 ст. 236 НК РФ

21) письма Минфина России от 24.12.2007 № 03-11-04/2/313, от 23.08.2007 № 03-04-06-02/156, от 13.06.2007 № 03-04-06-02/115, от 06.03.2007 № 03-11-04/2/59

22) постановления ФАС Московского округа от 08.06.2007, 18.06.2007 № КА-А40/5117-07 по делу № А40-65723/06-90-380, Северо-Западного округа от 17.05.2006 по делу № А05-19643/2005-22, от 23.08.2005 № А13-146/2005-23

23) п. 6 Обзора практики рассмотрения арбитражными судами дел, связанных с взысканием единого социального налога

24) постановления ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2007, 06.06.2007 № Ф03-А80/07-2/1837 по делу №А80-178/2006, Поволжского округа от 10.07.2007 по делу № А55-18912/06, Уральского округа от 07.06.2005 № Ф09-2435/05-С1

25) утв. постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765

26) п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765

Автор — куратор по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета компании «ПРАВОВЕСТ Аудит»

Командировка без документов

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. «, оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Р. Ярошенко, налоговый юрист Источник материала —

Неподтвержденные расходы по найму жилого помещения

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Получается, если в соответствии с законодательством РФ организация установила в положении о командировках, что при непредставлении подтверждающих документов возмещению подлежат расходы по найму жилого помещения в размере 700 руб., то организация не начисляет страховые взносы на сумму возмещения расходов по найму жилого помещения.

Цитата (prelest10000): В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ .

Получается, если в соответствии с законодательством РФ организация установила в положении о командировках, что при непредставлении подтверждающих документов возмещению подлежат расходы по найму жилого помещения в размере 700 руб., то организация не начисляет страховые взносы на сумму возмещения расходов по найму жилого помещения.

ЛНА организации — это не законодательство РФ.
Имеются в виду именно нормы, установленные законодательством, в частности, для бюджетников существует такой документ:
ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 2 октября 2002 г. N 729

О РАЗМЕРАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА

Цитата: 1. Установить, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета (далее именуются — организации), осуществляется в следующих размерах:

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;

Для коммерческих организаций нормы законодательно не установлены.

Вопрос: Должны ли облагаться страховыми взносами следующие выплаты: компенсация дополнительных расходов работников в командировках (например, завтраки, стирка, глажка в гостиницах, взносы по добровольному страхованию пассажиров на транспорте, стоянка личного автомобиля), а также расходов на проживание, подтвержденных не полностью или неправильно оформленными первичными документами; выплата отступного при увольнении по соглашению сторон, если условие о выплате отступного прописано в дополнительном соглашении к трудовому договору и в положении об оплате труда как компенсационная выплата при увольнении?

Ответ: Перечень расходов на командировки работников, оплата которых не облагается страховыми взносами, установлен ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Он является исчерпывающим, и оплата командировочных расходов, не поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в пользу работников в рамках трудовых правоотношений.
В соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, в случае если работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, данные расходы могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Е.Б.Баландина
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
Подписано в печать
27.07.2010
Подобные ответы можно найти в интернете и от сотрудников Пенсионного фонда

Списание в расходы оплаты проживания в командировке

Здравствуйте. Я начинающий руководитель ООО УСН (доходы-расходы), еду в командировку за оборудованием в город, где у сына есть жилье. Жить буду у него 3-4 дня. Есть какой-нибудь документ по которому, я могу какую-то сумму (например 1000 рублей в сутки) «списать» в расходы для уменьшения налогов без предоставления каких-либо документов, кроме билетов на поезд.

С уважением, Юрий.

Цитата: Проживание без документов.
В письме Минфина России от 28.04.10 № 03-03-06/4/51 рассматривается ситуация, когда работник вернулся из командировки, требует возместить ему расходы на проживание, но при этом документов, свидетельствующих о понесенных им расходах на проживание у него нет.

На наш взгляд, такому работнику вполне можно и отказать. Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в том числе и расходы по найму жилого помещения. Однако расходы должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя. А если нет никаких подтверждающих расходы документов – как же работодатель может дать разрешение на расходы, если не имеет о них никакого представления?

Кроме того, в соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются, в том числе, документы о найме жилого помещения. Согласитесь, что расходы, не подтвержденные документально, заносить в авансовый отчет нельзя.

Однако работодатель может пойти на то, чтобы все-таки оплатить расходы по найму жилья со слов командированного работника.

В этом случае работнику даже не придется платить НДФЛ, если сумма компенсации будет менее 700 руб. при командировке по России. Это прямо указано в п. 3 ст. 217 НК РФ. С компенсации выше этой суммы НДФЛ придется заплатить.

Что касается налога на прибыль, то здесь все печально. Щедрость работодателю придется проявлять исключительно за рамками налоговых расходов.

С одной стороны, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. В составе этих расходов учитываются, в том числе, расходы на наем жилого помещения.

С другой стороны, все налоговые расходы подчиняются требованиям ст. 252 НК РФ. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Нет документов – нет расходов

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Оплата проживания в гостинице в командировке

Существуют определенные правила, по которым производится возмещение за жилье в командировке. Следует указать, что закон устанавливает основное правило, согласно которому, такие убытки должны компенсироваться за счет средств работодателя. А в развитии данного положения каждая организация вправе принимать собственные внутренние нормативные акты.

Основные правила возмещения расходов за жилье, можно представить в следующем виде:

  • необходим приказ о направлении в деловую поездку. В бюджетном учреждении такие приказы издаются во всех случаях. Это необходимое условие, которое подтверждает, что сотрудник действует в интересах работодателя;
  • покрытие затрат производится на основании подтверждающих документов. Это означает, что сотрудник обязан предоставить руководству справки из гостиницы об оплате. В государственном учреждении, такие справки являются основным документом для возмещения расходов;
  • в некоторых случаях, учреждения устанавливают пределы для возмещения. Подобные правила наиболее характерны для государственных органов. Это делается в целях сбережения бюджетных средств. Например, бюджетная организация может установить предельную сумму возмещения в 1500 рублей или более. В целом, учреждения стараются установить как можно меньший лимит для сотрудников.

При этом необходимо указать, что государственные органы не могут отказать сотруднику в оплате за проживание в командировке. При наличии приказа и предоставлении подтверждающих документов, организации, в том числе и бюджетные, обязаны компенсировать указанные затраты.

Оплата за проживание в командировке без подтверждающих документов

Такой вариант возможен только при наличии согласия руководства. Возмещение за гостиницу без подтверждающих документов допускается при наличии соответствующей договоренности с работодателем.

Следует отметить, что в бюджетных организациях данный вариант невозможен. Бухгалтерия бюджетной организации просто не будет иметь оснований для возмещения затрат без подтверждающих оплату документов. Подобное перечисление невозможно будет провести.

Только коммерческие компании имеют такую возможность. В этом случае, работнику выдаются денежные средства на весь период в определенном размере. Как правило, сотрудник должен предоставить распечатку с любого сервиса по бронированию гостиниц. Если стоимость проживания устроит руководство, то сотрудник получит возмещение в указанном размере.

Проживание в командировке – по какому коду КОГСУ платить командировочные

Указанные расходы следует компенсировать по коду 112, подстатьи 212 КОСГУ. Данный вариант является правильным и соответствует нормам законодательства и положением постановлений правительства.

Такая кодировка необходима для работников бухгалтерии. Она не нарушит положения закона о бухгалтерском учете. Соответственно бухгалтер будет прав и не понесет ответственность за неправильное проведение платежа.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Оплата

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Сотрудники командированы в другой город и арендуют квартиру для проживания и автомобиль для разъездов – как учесть расходы?

Сотрудники организации командированы в другой город и арендуют квартиру для проживания и автомобиль для разъездов. Как учесть расходы, если при аренде квартиры собственник — физическое лицо, какие при этом необходимы документы? Нужно ли уплачивать НДФЛ? Как учесть расходы по аренде авто, в случае если арендодателем будет организация, и в случае если физическое лицо? Как учесть расходы на топливо?

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в расходы на командировки включаются в том числе расходы на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения.

Исходя из вышесказанного, оплата аренды автомобиля для разъездов в месте командировки к командировочным расходам не относится. Однако согласно письмам Минфина России от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, можно учитывать в составе расходов по командировке при условии экономического обоснования таких расходов и их документального оформления. Таким образом, если выполнение задания командированных работников связано с необходимостью постоянных разъездов и перевозок тяжестей, то, по нашему мнению, вы можете учесть расходы на аренду автомобиля. Документами, подтверждающими произведенные расходы, по нашему мнению могут являться, например, договор аренды автомобиля и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, если арендодателем является физическое лицо. Если же автомобиль арендован у организации, то первичными документами являются: договор аренды автомобиля, акт приема-передачи, чек ККТ об оплате.

Списание расходов на топливо по автомобилю, арендованному командированным работником, по нашему мнению должно производиться в стандартном порядке, т. е. на основании путевых листов, подтверждающих факт расхода топлива, и чеков, подтверждающих факт оплаты топлива.

Расходы на аренду квартиры являются расходами на наем жилого помещения. Документами, подтверждающими произведенные расходы на наем жилого помещения, по нашему мнению, могут служить: как договор аренды жилого помещения и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, так и иные документы прямо или косвенно подтверждающие произведенные расходы, в том числе проездные документы, подтверждающие нахождение и, следовательно, проживание работника по месту командировки и аренды жилья.

Ели договор аренды квартиры и/или автомобиля с физическим лицом заключал командированный работник от своего имени (от имени физического лица), то ваша организация не является налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае арендодатель должен самостоятельно начислить и уплатить НДФЛ (пп. 1 п. 1 и п. 2 ст. 228 НК РФ).

Если договор аренды с физическим лицом был заключен от имени организации, то организация является налоговым агентом по НДФЛ.

Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе «Отвечает аудитор» Информационной системы 1С:ИТС.

А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, .

Договор информационно-технологического сопровождения можно заключить с рекомендованным фирмой «1С» партнером.

Аренда квартир для сотрудников: налоговые нюансы

Аренда квартир для своих сотрудников – в последнее время достаточно частое явление в деятельности компаний. Это одновременно может быть и экономией средств (аренда квартиры, как правило, обходится дешевле номера в гостинице, даже учитывая издержки по налогам), и дополнительным комфортом в виде домашней атмосферы для сотрудника в длительной командировке, и бо?льшей привлекательностью компании для квалифицированного иногороднего кандидата (в качестве бесплатно предоставляемого жилья при переезде).

При аренде жилого помещения компания неминуемо сталкивается с необходимостью начислять и/или удерживать налоги с сумм арендной платы.

В течение многих лет споры вокруг объема налоговой нагрузки на жилье для сотрудников не прекращаются.

В нашей статье мы рассмотрим последние актуальные решения судов и выводы налоговых органов по вопросам налогообложения в самых распространенных ситуациях аренды жилого помещения для работников.

Ситуация №1 Аренда квартиры для командированного сотрудника.

Компания планирует частые и длительные командировки для своих сотрудников в одну и ту же местность. Чтобы каждый раз не бронировать номер в отеле, организация решила снять квартиру.

Рассмотрим налогообложение расходов.

Налог на доходы физических лиц, страховые взносы.

В соответствии со ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749 «об особенностях направления работника в служебные командировки» работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется возмещение расходов на наем жилого помещения. Таким образом, аренда квартиры в период командировки, не облагается страховыми взносами (п 2 ст 422 НК РФ), с нее не удерживается НДФЛ (ст 217 НК РФ),

Налог на прибыль.

По вопросу принятия данных расходов в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль есть две точки зрения.

1. Расходы на содержание квартиры, предназначенной для проживания командированных работников, можно учесть при налогообложении только за период, когда сотрудники в ней фактически пребывали.

Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 15.01.2016 N 03-03-07/803

2. Стоимость ежемесячной аренды можно включить в налоговые расходы в полном объеме, если компания сможет доказать, что плата за аренду квартиры в общем объеме окажется экономически выгоднее, чем расходы на оплату услуг гостиниц за время пребывания сотрудника. Перечень затрат, связанных с производством и реализацией, не является исчерпывающим. Следовательно, указанные расходы можно учесть на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Данная позиция отражена в Постановлениях Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.2014 N Ф06-14949/2013, Ф06-15226/2013 по делу N А65-29223/2013.

По нашему мнению, расходы на оплату квартир для командированных сотрудников можно учитывать при налогообложении в полном объеме за все дни аренды, но, возможны споры с налоговыми органами, и свою позицию придется отстаивать в суде.

Ситуация №2: аренда квартиры для проживания иногороднего сотрудника.

Компания нашла привлекательного кандидата на вакантную должность в другом городе. В качестве бонуса, а также для более быстрого вовлечения вновь принятого иногороднего сотрудника в рабочий процесс, компания решила обеспечить его бесплатным жильем и оплатить расходы на проживание.

Начисление налогов и взносов со стоимости аренды здесь напрямую зависит от того как оформлен данный вид расходов (аренда жилья) в организации.

Налог на доходы физических лиц.

Если предоставление жилья направлено на удовлетворение в первую очередь интересов организации, в трудовом договоре прописано условие о найме жилого помещения, то такая аренда не будет считаться натуральным доходом иногороднего сотрудника и удерживать НДФЛ с проживающего не нужно. Об этом сказано в письме ФНС от 17 октября 2017 г. N ГД-4-11/20938@. Выводы в данном письме основаны на Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015)

Налог на прибыль.

По вопросу принятия данных расходов в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль есть две точки зрения.

1. По мнению налоговых органов работодатель вправе учесть возмещение затрат на наем жилья сотрудникам в составе расходов, если оно является формой оплаты труда и условие о возмещении есть в трудовом договоре. Данная позиция подтверждается Письмом ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@, Письмами Минфина России от 13.02.2018 N 03-04-06/8731,от 23.11.2017 N 03-03-06/1/77516

В таком случае стоимость арендной платы рассматривается как часть оплаты труда. Согласно трудовому законодательству размер подобной неденежной выплаты не может превышать 20% начисленной месячной заработной платы работника (ст. 131 ТК РФ). Поэтому соответствующие расходы контролирующие органы разрешают признавать только в пределах указанного ограничения.

2. Расходы по найму жилого помещения можно учитывать в качестве расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль в полном объеме, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (ст 252 НК РФ).

Данная позиция подтверждается судебными решениями: постановление Арбитражного суда Московского округа от 01.10.2015 N Ф05-11410/2015 по делу N А40-6591/15

Постановление от 29.07.2011 N КА-А40/7917-11

Постановление ФАС Центрального округа от 29.09.2010 N А23-5464/2009А-14-233)

Страховые взносы.
По вопросу начисления страховых взносов существует несколько точек зрения:
1. Согласно письмам налоговых ведомств взносы придется начислять вне зависимости от условий принятия иногороднего специалиста на работу, так как данная выплата отсутствует в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами (ст. 422 НК РФ). Подобный вывод содержит письмо ФНС от 17 октября 2017 г. N ГД-4-11/20938@.
2. Компенсация расходов на аренду жилья сотруднику, переведенному на работу в другой регион, трудовым договором или дополнительными соглашениями к нему, взносами не облагается. Подобный вывод, содержится в Определении Верховного Суда РФ от 06.12.2017 N 304-КГ17-18637.
Наше мнение совпадает с судебными решениями, но свою позицию, возможно, придется отстаивать в суде.
Как видим, мнение контролирующих органов и судебная практика зачастую противоположны друг другу, поэтому компаниям придется самостоятельно принимать решение, по какому пути идти: экономить денежные средства и готовиться отстаивать свою позицию в суде, или не тратить время и платить дополнительные налоги.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *