Претензионная работа в организации

Претензионная работа в организации

Претензионно-исковая работа в обществе является зачастую одной из самой важной части работы, от которой зависит не только прибыль компании, но и стабильность хозяйственной деятельности общества и устойчивость в деловой репутации. Данная статья раскрывает общие положения по осуществлению руководителем общества (законный представитель) или уполномоченными им должностными лицами общества на основании доверенности своих полномочий по взысканию дебиторской задолженности либо защиту Общества от «посягательств» недобросовестных контрагентов.
При отсутствии в штате общества должности юриста Общества вправе заключить гражданско-правовой договор с юридическим или физическим лицом на оказание правовых услуг с учетом требований, установленных п.14.1. ч.2. ст. 55 закона № 94-ФЗ.
Претензионно-исковая работа осуществляется в 2 этапа:
— претензионный (досудебный) этап урегулирования спора;
— исковое производство (судебный порядок рассмотрения спора).
1 этап. Претензионная работа.
Претензионное производство – досудебный порядок урегулирования спора, направленный на удовлетворение требований кредитора к должнику об уплате долга, о возмещении убытков, уплате штрафных санкций и иных требований при неисполнении или ненадлежащем исполнении договорных обязательств. Претензионный порядок досудебного урегулирования спора предусмотрен либо законом, либо договором и его соблюдение является обязательным условием для передачи спора на рассмотрение суда. Основанием для осуществления претензионной работы является выявление Представителем факта неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору. К фактам неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору относятся:
— нарушение сроков поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг;
— нарушения объема поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг;
— нарушения ассортимента поставляемого товара;
— нарушения качества выполняемых работ, оказываемых услуг;
— поставка некачественного товара;
— другие нарушения условий договора.
Факт неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору должен быть в обязательном порядке задокументирован в виде двухстороннего акта выявленных недостатков.
Претензионной работой является непосредственное выставление заказчиком другой стороне по договору претензии установленного образца с целью добровольной уплаты другой стороной по договору неустойки (штрафа, пени) за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий договора. Претензия также может содержать требование о расторжении договора по соглашению сторон или иные требования, вытекающие из договора. Претензия оформляется на официальном бланке Учреждения и подписывается законным представителем заказчика или представителем, или его представителем по доверенности. Претензия направляется заказным письмом с уведомлением о вручении или посредством курьера (при этом на втором экземпляре претензии должна быть отметка о получении).
В претензии в обязательном порядке должен быть указан срок рассмотрения претензии, в том числе срок подписания Соглашения.
2 этап. Исковое производство.
Исковое производство – судебный порядок рассмотрения спора, направленный на принудительное удовлетворение требований кредитора к должнику об уплате долга, о возмещении убытков, уплате штрафных санкций и иных требований, возникающих при неисполнении или ненадлежащем исполнении договорных обязательств. (Споры между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями рассматриваются в Арбитражном суде).
Общество при осуществлении искового производства может выступать как в качестве истца, так и в качестве ответчика.
Исковое производство включает в себя:
— подготовка искового заявления;
— направление искового заявления в Арбитражный суд и участие в судебном заседании в качестве истца;
— обжалование судебных решений в качестве истца;
— участие в судебном заседании в качестве ответчика;
— обжалование судебных решений в качестве ответчика.
В исковом заявлении указываются сведения, предусмотренные статьями 125 и 126 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.
При этом необходимо иметь в виду, что выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей приобщаются к исковому заявлению, как на истца, так и на ответчика (срок их получения должен составлять не ранее, чем за тридцать дней до обращения в арбитражный суд, можно использовать тексты выписок из ЕГРЮЛ, размещенных на сайте ФНС).
При определении размера государственной пошлины необходимо руководствоваться ст.ст. 333.21, 333.22 Налогового кодекса Российской Федерации.
Исковое заявление подписывает законный представитель Общества или представитель по доверенности с приложением надлежащим образом заверенной копии доверенности. После подписания искового заявления копия этого заявления незамедлительно направляется заказным письмом с уведомлением о вручении ответчику и иным лицам, участвующим в деле.
Если имеются сведения о юридическом и фактическом адресе, то копия искового заявления направляется в оба адреса.
Исковое заявление и приложения к нему подаются в Арбитражный суд в письменном виде или с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Целесообразнее всего подавать исковое заявление непосредственно в Арбитражный суд с регистрацией его в экспедиции Арбитражного суда (регистрационный номер ставится на копии искового заявления). Все процессуальные документы суда (например, определение о принятии искового заявления к производству арбитражного суда, определение об оставлении искового заявления без движения и т.д.) размещаются на официальном сайте Арбитражного суда и необходимо отслеживать движение дела через сайт. Участие в судебном процессе осуществляют либо законный представитель Общества, либо представитель по доверенности (предоставление оригинала доверенности и ее копии в суде является обязательным).
Законный представитель Общества представляет интересы Общества без доверенности с предоставлением документов, подтверждающих его право действовать без доверенности.

  1. Претензионная работа как самостоятельный этап правовой работы.
  2. Порядок и сроки предъявления претензий предприятиям.
  3. Порядок рассмотрения претензий предприятием.
  4. Составление ответов на претензии.
  5. Организация учета претензий на предприятиях.
  1. Претензионная работа является самостоятельным этапом правовой работы.

К претензионной работе относится:

  1. подготовка, получение и составление документов, необходимых для предъявление и рассмотрения претензий;
  2. предъявление и рассмотрение претензий;
  3. осуществление регистрации, учета, хранения и отправки претензионных материалов;
  4. осуществление контроля за претензионным производством;
  5. рассмотрение, анализ, обобщение результатов претензионной работы, подготовка предложений по ее усовершенствованию.

В соответствии с п.9 «Общего положения о юридической службе министерства, другого центрального органа государственной исполнительной власти. Государственного предприятия, учреждения, организации», утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 27.08.1995 г. № 690, юридическая служба:

  1. организовывает и ведет претензионную работу;
  2. дает правовую оценку претензиям, которые предъявляются предприятию или предприятием в связи с нарушением его имущественных прав и законных интересов.

С учетом специфики деятельности предприятия, его функциональных особенностей и структуры издается Приказ или утверждается положение (инструкция) о порядке ведения претензионной работы, где четко распределяются обязанности структурных подразделений: служб, отделов, управлений по подготовке и рассмотрению претензий. В каждом структурном подразделении Приказом руководителя эта работа возлагается на конкретных работников.
Юридическая служба предприятия, в соответствии с Общим положением. Непосредственно подчиняется руководителю предприятия, который несет персональную ответственность за состояние претензионной работы.
Нарушение установленного порядка предъявления и рассмотрения претензий влечет за собой ответственность виновных в этом должностных лиц в соответствии с действующим законодательством Украины. На юридическую службу возложено осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями установленного на предприятии порядка предъявления и рассмотрения претензий.
Структурное подразделение и юридическая служба ведут журналы учета претензий, предъявленных предприятием и к нему.

2. Правовой формой, в которой находит выражение претензионная работа, является претензия – письменное обращение к контрагенту с требованием непосредственно восстановить нарушенное право и законные интересы без вмешательства юрисдикционных органов. Претензия – требование об устранении недостатков в количестве и качестве поставленного товара, возмещение убытков, уплаты долгов и штрафов. В коммерческой практике предъявление претензии является обычно первым шагом в разрешении возникающих между контрагентами споров. И только после отказа в удовлетворении претензии (либо получения ответа на нее в установленные сроки) предъявляется иск. Последний представляет собой обращение в судебные органы за защитой нарушенного права или иного охраняемого законом интереса.
В случае нарушения контрагентом имущественных прав, законных интересов предприятия соответствующий отдел, служба, готовит проект претензии для обязательного предъявления контрагенту с предложением погасить задолженность, возместить причиненный ущерб или уплатить предусмотренные в действующем законодательстве или договором штрафные санкции.
Срок для предъявления претензии исчисляется с того дня, когда предприятие узнало или должно было узнать о нарушении своего права.
Подбор материалов и представление сведений, необходимых для предъявления претензии, осуществляется соответствующими отделами или службами предприятия, на которые по Положению о службе (отделе) возложены функции защиты имущественных интересов предприятия.
Соответствующий отдел или служба предприятия, узнав о нарушении имущественных прав и законных интересов предприятия, в течение одного рабочего дня готовит, при наличии необходимости, письменное заключение на основе документов, подтверждающих факт нарушения имущественных прав и законных интересов предприятия. После чего передает работнику юридической службы письменное заключение, надлежащим образом оформленное, копии документов, свидетельствующих о фактах нарушения. Оформление претензий к контрагентам производится работником юридической службы на основании письменного заключения и предоставленных документов.
При необходимости для подготовки текста претензии могут привлекаться и другие работники предприятия.
В претензии должны быть указаны:

  1. полное наименование и реквизиты заявителя претензии и предприятия, которому она направляется;
  2. дата предъявления и номер претензии;
  3. обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия;
  4. доказательства, подтверждающие наличие этих обстоятельств (ссылка на нормативный акт);
  5. требование заявителя;
  6. сумма претензии, ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;
  7. платежные реквизиты заявителя претензии;
  8. перечень документов, прилагаемых к претензии;

Документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются в подлинниках или надлежаще заверенных копиях. Документы, имеющиеся у другой стороны, к претензии можно не прилагать с указанием об этом в последней. Работник юридической службы готовит проект претензии в течение двух дней.
После правовой оценки юридической службы претензия подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия и направляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением, или вручается под расписку. После отправки претензии квитанция об отправке заказным письмом либо доказательство вручения претензии передаются работнику юридической службы для приобщения к претензионному делу. Претензия должна быть рассмотрена ответчиком в месячный срок со дня ее получения.
О фактическом исполнении претензии структурное подразделение или юридическая служба осуществляет соответствующую запись в журнале учета претензий. Если претензия ответчиком отклонена полностью или частично без надлежащих оснований, оставлена без рассмотрения, претензионные материалы с выводом и документами, обосновывающими безосновательность этого отклонения, передаются соответствующими структурными подразделениями для подготовки искового заявления.

3. Руководитель предприятия или его заместитель при поступлении претензий рассматривает их и отправляет на проверку структурному подразделению и юридической службе для исполнения.
При проверке материалов претензий следует уточнить такие обстоятельства:

  1. наличие всех документов, которые подтверждают обоснованность претензии;
  2. правильность расчета;
  3. наличие правовых оснований для признания или отклонения претензии .

После первичной правовой оценки претензионные материалы в определенный на предприятии срок передаются юридической службой в соответствующие подразделения для подготовки вывода по сути претензионных требований. Материалы передаются под расписку через канцелярию. Структурное подразделение, которое получило претензионные материалы, должно в установленный на предприятии срок проверить их и подготовить письменный вывод об обоснованности претензионных требований.
В случае необходимости структурное подразделение проводит сверку расчетов, структурное расследование и другие действия, которые обеспечивают урегулирование спора в претензионном порядке.
Вывод с претензионными материалами передается в юридическую службу.
Юридическая служба с учетом вывода готовит проект ответа об отклонении или признании (полное или частичное) претензии, а там, где юридической службы нет, проект ответа готовит структурное подразделение, которому передано на проверку претензию.

4. Ответ на претензию должен содержать следующую информацию:

  1. полное наименование и почтовые реквизиты предприятия, дающего ответ на претензию и предприятия, которому ответ на претензию направляется;
  2. дате и номер ответа;
  3. в случае если претензия признана полностью или частично – признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисления этой суммы, либо срок, способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;
  4. когда претензия отклонена полностью или частично – мотивы отклонения со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, обосновывающие отклонение претензии;
  5. перечень приложенных к ответу документов и иных доказательств.

Когда претензия отклонена полностью или частично заявителю должны быть возвращены подлинники документов, полученных с претензией, а также направлены документы, обосновывающие отклонение претензии, если их нет у заявителя претензии.
Ответ на претензию подписывается руководителем предприятия или его заместителем и направляется заказным письмом, письмом с уведомлением или вручается под расписку. Результаты рассмотрения вносятся в журнал учета претензий.
Если в ответе о признании претензии не сообщается о перечислении признанной суммы, заявитель претензии по истечению 20 дней после получения ответа имеет право предъявить в банк распоряжение о списании в бесспорном порядке признанной должником суммы. К распоряжению прилагается также копия претензии.
В случае нарушения сроков рассмотрения претензии, установленных ст. 7 АПК Украины, либо оставления ее без ответа, арбитражный суд в дальнейшем при рассмотрении хозяйственного спора вправе взыскать в доход государственного бюджета с предприятия допустившего такое нарушение, штраф в размере 2 % суммы претензии.

5. Претензионные материалы, полученные предприятием, регистрируются в книге входящей корреспонденции, а те, что отправляются предприятием – в книге исходящей корреспонденции.
К полученным претензионным материалам прилагается конверт со штампом почты с датой отправки, который является единственным доказательством своевременной или несвоевременной отправки материалов. При регистрации претензии проверяется наличие всех документов, указанных в приложении к ней. При отсутствии или несоответствии документов, указанных в приложении, работниками канцелярии составляется акт и подписывается не менее чем 3-мя лицами.
Канцелярия после регистрации претензии или искового заявления и резолюции руководителя предприятия в тот же день передает эти документы в юридическую службу (при отсутствии таковой – структурному подразделению, которому поручена проверка претензии и подготовка ответа на нее), которая осуществляет их регистрацию в журнале учета (Приложение) и первичную правовую оценку, формирует претензионное дело, готовит ответ на претензию.
Претензионные предприятия и те, которые поступают, хранятся в отдельных папках (незаконченные претензии; законченные претензии).

Журнал учета претензий, предъявляемых предприятием.
______________________________________________________________________

  1. № по порядку.
  1. Дата и номер.
  1. Наименование предприятия, которому предъявлена претензия, местона

хождение.
______________________________________________________________________

  1. Сумма претензии (если она подлежит денежной оценке).
  1. Суть претензии.
  1. Дата ответа, если предусматривается.
  1. Дата и номер ответа и ее регистрации в канцелярии предприятия.
  1. В какой мере признана (полностью, частично), сумма.
  1. В какой мере отклонена (полностью, частично), сумма.
  1. Дата передачи ответа в структурное подразделение.
  1. Дата и номер платежного документа о перечислении суммы, признанной в ответе.
  1. Дата передачи претензионных материалов в юридическую службу.

Журнал регистрации претензий, предъявленных предприятию.
______________________________________________________________________

  1. № по порядку.
  1. Дата и входящий номер.
  1. Дата и номер претензии.
  1. Наименование заявителя, местонахождение.
  1. Сумма претензии (если она подлежит денежной оценке).
  1. Суть претензии.
  1. Дата для ответа.
  1. Структурное подразделение, которое проверяет претензию и готовит ответ на нее.
  1. Дата и номер ответа.
  1. В какой мере отклонена (полностью, частично), сумма
  1. В какой мере удовлетворена (полностью, частично), сумма.
  1. Дата и номер платежного документа о перечислении суммы, признанной в ответе.

Законченные претензии и исковые материалы хранятся юридической службой на протяжении 3-х лет до передачи их для хранения в архив. Эти материалы подшиваются в соответствующие папки в той последовательности, в которой они были зарегистрированы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *