Выписка из графика отпусков

Выписка из графика отпусков

Как правильно оформить?

Порядок создания регламентирован Указом ВС СССР, выпущенным в далеком 1983 году: №9779-Х от 4.08.1983 года. Также следует помнить, что официального бланка для выписки также не существует. Составляется она произвольно, либо, если она затрагивает законные права и интересы сотрудника — на официальном бланке организации. Рассмотрим пример, как правильно ее сделать, а ниже вы найдете шаблон и заполненный образец выписки.

Шапка

На самом верху прописываются данные организации, которые, в принципе, уже должны будут стоять автоматически, если берется бланк предприятия.

Потом ниже по центру указывается исходный документ, из которого была сделана выписка, его дата, номер и наименование. Например, «Выписка из графика отпусков №457 от 10.06.2016».

Основная часть

В «теле» прописывается:

  1. Название структурного подразделения — «цех по сборке мебели».
  2. Должность так, как прописано в штатном расписании: «Мастер по сборке корпусной мебели».
  3. ФИО — Абашев Андрей Викторович.
  4. Табельный номер — 456.
  5. Продолжительность отпуска, указанная в календарных днях в две строчки — 14 и 14.
  6. Плановая дата, когда должен начаться отпуск — 14.02.2017 (первая строчка), и вторая плановая дата, когда сотрудник должен начать отдыхать (вторая строчка) — 15.03.2017.
  7. Фактическая дата начала ставится на первой строчке — 16.02.2017. Во второй строке проставляется прочерк
  8. Далее ставятся примечания так, как указано в графике.

Внимание! Документ нужно дать сотруднику не позднее трех дней с того момента, когда поступило обращение.

Сколько печатей ставят?

Печати ставят 2:

  • Штамп «Копия верна» для заверения выписки.
  • Печать организации проставляется должностным лицом ниже подписи(смотрите ниже подробности).

Таким образом заверяется выписка, и ей придается юридическая сила.

Кто подписывает?

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица. Например, председательствующий В.В. Селиверстов.

На основании чего можно сделать?

Ответ на этот вопрос очевиден из названия — на основании утвержденного графика отпусков. Именно оттуда берутся сведения и вносятся в выписку.

  • Для чего нужна?

    Выписка из графика отпусков представляет собой документ, в котором содержится часть изначального документа, интересующая просителя.

    Чаще всего информацию о датах своего ежегодного оплачиваемого отпуска запрашивает работник. Но бывает, что сведения нужны и другим лицам компании.

    Наиболее частые причины запроса выписки работником:

    • предъявление сотрудником по месту совместительства для получения одновременного отдыха по обоим места работы;
    • передача работником по месту военный службы мужа (жены) для реализации права на совместных отпуск;
    • использование в качестве приложения к жалобам различные инстанции на нарушения работодателем трудового права (непредоставление отдыха, невыплата отпускных, досрочный отзыв из отпуска без согласия сотрудника и т.д.).

    Популярные причины оформления выписки из графика для других сотрудников компании:

    • бухгалтер может запросить для перерасчета отпускных в случае переносов, продлений отпуска, неверных вычислений;
    • начальник подразделения можно заказать выписку из графика в отношении своего подразделения, например, для планирования очередности отпуска на будущий год, или для того, чтобы быть в курсе предстоящего отсутствия персонала на работе и правильного планирования рабочего процесса.

    Причины могут быть и другие.

    Главное достоинство выписки в том, что в ней содержится только нужная просителю информация. Это особенно актуально, когда численность персонала велика и полный график отпусков занимает не одну страницу.

    Также оформление такого бланка позволяет выполнить важное правило, касающееся защиты персональных данных сотрудников.

    Как сделать?

    Прежде, чем приступать к формированию документа, следует получить документальное обоснование для его составления.

    Если запрашивает выписку из графика работник для получения сведений о своем ежегодном оплачиваемом отпуске, то необходимо потребовать от него заявления.

    В заявлении сотрудник должен указать:

    • свои ФИО, именно на этого человека будет представлена информация;
    • просьбу на оформление выписки;
    • причину запросу — для чего нужна, куда будет предъявляться;
    • дату составления и подпись.

    Важно! Если выписку запрашивает должностное лицо компании, например, начальник подразделения, то необходимо также от него получить документальное обоснование просьбы.

    Обычно оно принимает форму служебной записки, где высказывает просьба, даются пояснения, какие именно трудящиеся должны быть выбрана, а также приводится обоснование запроса.

    После получения документа специалист, ответственный за ведение, составление графика отпусков и подготовку выписок формирует нужный бланк.

    Как правильно сделать выписку из графика, нигде не закреплено. Ст.62 ТК РФ оговаривает лишь сроки предоставления работнику по заявлению — не позднее трех дней. Что касается внешнего оформления, то никаких категоричных и строгих правил не предусмотрено.

    Это значит, что каждая компания оформляет данный документ в соответствии со своими внутренними правилами.

    При этом нужно обеспечить наличие:

    • подходящее наименование документа;
    • номер, дата и год, на который составлена форма Т-7, переписываются из исходного графика;
    • табличная часть по аналогии с основным бланком, в котором приводятся данные только по запрашиваемым лицам, вся информация полностью переписывается из графика;
    • если в утвержденный график вносились какие-либо изменения в связи с переносом отпускных дней или разделением периода, то эти сведения также включаются в выписку.

    Подготовленный документ нужно заверить надлежащим образом, это придаст ему юридическую силу.

    Как сделать заверение:

    1. На бланке написать слово «Верно», например, в нижней части.
    2. Рядом указать ФИО и должность ответственного лица, составившего документ, поставить подпись.
    3. Указывается дата внесения заверяющей записи.
    4. Поставить печать организации рядом с записью «верно», если печати нет, то ставить ничего не нужно.

    После этого готовую выписку из графика можно передать лицу, которое ее запросило.

    Образец

    Ниже приведен пример оформления выписки из графика отпусков, сделанной по заявлению работника для предъявления по месту совместительства.

    Образец — :

    На основании письменного запроса ответственным лицом может быть составлена выписка из графика, распределяющего очередность ежегодный отпусков персонала.

    В документ включается только запрашиваемая информация, что обеспечивает конфиденциальность информации и обеспечивает защиту персональных данных сотрудников.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Это быстро и бесплатно!

    График отпусков и выписка из графика отпусков

    Одним из обязательных документов, которые должны быть приняты на предприятии, является график предоставления отпусков (далее — ГО). ГО содержит информацию о днях отдыха всех сотрудников предприятия на предстоящий календарный год (ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Сроки утверждения ГО на будущий период — не позднее 17 декабря текущего года.

    При составлении ГО работодатель, как правило, использует стандартную форму графика Т-7, принятую постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1. Вместе с тем в нее могут быть внесены изменения или дополнения в зависимости от особенностей деятельности предприятия.

    ВАЖНО! Предусмотренное в ГО расписание отпусков носит императивный характер как для работника, так и работодателя (абз. 2 ст. 123 ТК РФ). При этом работодатель должен известить работника о предстоящем отдыхе не менее чем за 14 дней до его начала. Нарушение данного правила дает работнику возможность уйти в отпуск в любой подходящий для него период вне зависимости от желания начальника (ст. 124 ТК РФ).

    Подробнее о том, как правильно известить работника, рассказывается в статье Уведомление об отпуске по графику — образец.

    Выписка из графика отпусков, пример которой представлен ниже, представляет собой сокращенную версию документа. Выписка дословно отображает запрошенную часть информации. В ней, как правило, содержатся данные по отпускам конкретных работников, которые ее запрашивали, и другая интересующая их информация.

    Пример выписки из графика отпусков

    Не существует отдельных правил по составлению выписки из ГО. Общие требования к делопроизводству предприятий, в том числе по оформлению выписок из документов, предусмотрены в ГОСТ 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также указе Верховного совета СССР «О порядке выдачи…» от 04.04.1983 № 9779-Х.

    ВАЖНО! С 01.07.2018 планируется вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором будут закреплены правила оформления непосредственно выписок из документов.

    Учитывая данные правила, в выписке из ГО за 2017 год может быть указана следующая информация:

    • название документа: «Выписка из графика отпусков за 2017 год»;
    • название и ОГРН предприятия;
    • запрашиваемая часть текста, идентичная оригиналу документа;
    • должность, Ф. И. О. лица, утвердившего ГО;
    • дата утверждения ГО и номер приказа, если ГО утверждался на его основании;
    • слово «Подпись» вместо собственноручной подписи лица, подписавшего ГО;
    • пометка: «Верно», должность, Ф. И. О. и живая подпись лица, составившего выписку из ГО;
    • дата составления выписки.

    ВАЖНО! При наличии в графике отпусков пометок и замечаний они также должны быть отражены в выписке.

    Как сделать выписку из графика отпусков: образец

    Работодатель самостоятельно определяет, как сделать выписку из графика отпусков (образец которой можно скачать ниже), ориентируясь на положения ТК РФ и других нормативных правовых актов.

    Как правило, выписка из ГО составляется на основании соответствующего заявления работника. Заявление о предоставлении выписки из ГО должно быть подписано и обычно содержит следующую информацию:

    • Ф. И. О. работника;
    • промежуток времени, за который оформляется выписка;
    • цель получения документа;
    • дату заявления.

    Выписка из ГО составляется на специальном бланке предприятия. Для придания выписке правовой силы она должна быть заверена. Порядок заверки выписки аналогичен удостоверению копии документов и состоит в следующем:

    • на документе указывается пометка: «Верно»;
    • проставляется печать предприятия (при ее наличии);
    • указывается должность, Ф. И. О. и собственноручная подпись лица, уполномоченного на составление выписки.

    Срок изготовления выписки — не более 3 дней после получения заявления (ст. 62 ТК РФ).

    Пример выписки из графика отпусков можно скачать по ссылке: Выписка из графика отпусков (образец).

    Подробнее о том, что представляют собой специальный бланк и печать предприятия, рассказывается в статье

    Зачем нужна выписка из графиков отпусков

    Выписка из ГО может оформляться по разным причинам. Среди них можно выделить:

    • объемность (многостраничность) ГО, если запрашиваемая информация составляет его незначительную часть;
    • необходимость соблюдения конфиденциальности данных при представлении выписки третьим лицам (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ);
    • получение выписки работником, который является супругом лица, проходящего военную службу, для реализации права совмещения их отпусков (ст. 123 ТК РФ, ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
    • представление выписки из ГО в качестве доказательства в рамках судебного спора между работником и работодателем (например, если требуется подтвердить присутствие/отсутствие работника на работе);
    • выявление на предприятии недочета или излишка выплаченной суммы отпускных конкретному работнику, в связи с чем необходимо осуществить перерасчет;
    • для передачи документа работодателю, у которого лицо работает в качестве совместителя (дни отдыха данных категорий работников совпадают с их отпусками на основном месте работы, ст. 286 ТК РФ);
    • для формирования ГО на предстоящий год какого-то конкретного подразделения предприятия (выписка представляется по запросу руководителя данного подразделения).

    >Образец выписка из документа

    Выписка из приказа – образец оформления

    В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа.

    • полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
    • начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
    • в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
    • указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
    • необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов, подробнее на эту тему в отдельной статье.

    Образец выписки из устава ООО

    Еще один распространенный вариант оформления выписки предполагает копирование титульного листа устава, его первой страницы, собственно запрашиваемой части устава и последнего листа документа. Далее скопированные листы прошиваются, на сшиве прописывается количество листов, надпись «верно» и дата заверения, проставляется подпись уполномоченного лица (например, руководителя организации), печать ООО (при наличии).

    • наименование документа (например, «выписка из устава ООО…»); при этом надлежит указать наименование соответствующего юрлица, название и реквизиты документации, на основании которой устав был утвержден;
    • собственно копию необходимой части текста (информацию о том, какие сведения в принципе должны быть включены в устав ООО, можно найти в другой нашей статье «Что является учредительными документами ООО?»);
    • надпись «выписка верна» или «верно»;
    • отметку о том, что подлинник устава хранится в ООО;
    • дату оформления выписки;
    • подпись уполномоченного лица; обычно это либо руководитель организации, либо действующее по доверенности иное уполномоченное лицо;
    • оттиск печати организации (при наличии).

    Выписка из приказа — составляем образец

    Для предоставления по месту требования определенной информации, указанной в приказе, не нужно отправлять весь обширный документ целиком. Потому что, на законодательном уровне существует документ – выписка, который составляется непосредственно для предъявления в различные государственные органы.
    Особенно выписка касается приказов о приеме или увольнении сотрудников. В связи с тем, что данные указы оформляются на целую группу лиц. По этой причине, чтобы не предъявлять ненужные сведения, излагаемые в приказе, из него делается выписка.

    Директивный документ, который является сокращенной копией основного приказа и содержит сведения исключительно о конкретном сотруднике, а также включает все реквизиты компании, именуется выпиской.
    Такой документальный акт в основном требуют в государственных и муниципальных учреждениях. Он является своего рода доказательством о существовании интересующего приказа, где указывается вся нужная информация для дальнейших каких либо действий. Это может быть:

    Выписка из трудовой книжки: образец и форма документа

    Выписку можно как сделать в рукописном виде, так и отксерокопировать нужные страницы. Работник сам выбирает нужный ему период. Все зависит от целей ее получения. Оформление и выдача выписки регламентированы Трудовым кодексом и постановлением Правительства № 225 от 16.04.03.

    1. Соцзащита. В данном случае выписка входит в общий пакет документов для получения соцвыплат, материнского капитала или при усыновлении. Чаще всего требуются сведения с последнего места работы.
    2. ФМС (для получения загранпаспорта). Если документ оформляется онлайн, то гражданину нужно будет указать все данные о работе в анкете. Следовательно, и выписку брать не нужно. Если же паспорт оформляется через посещение миграционной службы, то понадобится выписка из трудовой книжки (образец для загранпаспорта будет представлен далее) со сведениями за последние десять лет.
    3. Пенсионный фонд. Выписка в данном случае нужна для подтверждения трудового стажа. В целом работник может предоставить в ПФР и оригинал трудовой, этому закон не препятствует.
    4. Суд. Выписка может понадобиться в случае судебного или исполнительного процесса.
    5. Банк (для получения кредита). В данной организации необходимо подтверждение трудовой занятости за последние полгода. Только тогда займ одобрят.

    Требования к оформлению выписок из документов

    Выписка — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе.
    Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).
    Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется до
    пустимым производить их оформление с соблюдением основных требований, предъявляемых перечисленными документами к копиям (см. выше).
    Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов. Реквизитами выписки являются:

    1. наименование документа;
    2. заголовок к тексту (указывает на документ- источник, формулируется в родительном падеже — “из…»);
    3. текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент);
    4. заверительная надпись.

    Примерная форма выписки из трудовой книжки приведена в приложении 58. Примерная форма выписки из устава юридического лица приведена в приложении 59.
    Рекомендации по оформлению отдельных элементов содержания документов представлены в приложении 60.

    Еще по теме Требования к оформлению выписок из документов:

    1. РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»
    2. Общие требования к оформлению документов. Особенности оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003
    3. Общие требования к оформлению документов. Особенности оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003
    4. 20.1. Требования к оформлению копий документов
    5. Требования к оформлению документов
    6. Требования к оформлению копий документов
    7. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003
    8. Тема 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
    9. Каковы требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа?
    10. Основные требования к оформлению табличных документов Понятие и структура таблицы
    11. Рекомендации по оформлению отдельных элементов содержания документов (на основе требований ОСТ 29.115-88)
    12. § 1. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них
    13. 1. Условия свидетельствования верности копий документов и выписок из них
    14. Рекомендации по оформлению отдельных элементов содержания документов (на основе требований ОСТ 29.115-88) Общие рекомендации
    15. Глава 24. СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕ ВЕРНОСТИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ И ВЫПИСОК ИЗ НИХ, ПОДЛИННОСТИ ПОДПИСИ И ВЕРНОСТИ ПЕРЕВОДА
    16. Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *