Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
• если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
• когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

подтверждение — См … Словарь синонимов

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ результат проверки эмпирическими данными (наблюдениями, измерениями, экспериментами) общих утверждений (в частности, логических следствий из гипотез). Подтверждение общих суждений (научных законов) не может быть окончательным,… … Философская энциклопедия

Подтверждение — код, посылаемый банком эмитентом в подтверждение того, что пластиковая карта покупателя существует, пригодна к использованию и запрашиваемая сумма находится в пределах допустимого лимита. Подтверждение запрашивается в процессе авторизации. По… … Финансовый словарь

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ, подтверждения, ср. 1. только ед. Действие по гл. подтвердить1 подтверждать. 2. Факт, обстоятельство, подтверждающее что нибудь. Сталинская конституция основной закон СССР есть наглядное подтверждение правильности учения Ленина… … Толковый словарь Ушакова

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — один из видов обоснования, состоящий в выведении следствий из наличного гипотетического утверждения с последующим их соотнесением с достоверно установленными положениями. Особую роль П. играет в случаях, когда в процесс научного исследования… … Новейший философский словарь

подтверждение — квитирование — Тематики электротехника, основные понятия Синонимы квитирование EN acknowledgement … Справочник технического переводчика

подтверждение — чего и чему. Подтверждение фактов. Подтверждение показаний на Суде. Подтверждением сказанному являются его поступки. Вся литературная деятельность Добролюбова служит подтверждением этих слов (Некрасов). В подтверждение чего л. для подтверждения… … Словарь управления

подтверждение — • наглядное подтверждение • яркое подтверждение … Словарь русской идиоматики

подтверждение — я; ср. 1. к Подтвердить подтверждать. Сведения требуют подтверждения. П. улик, гипотезы. Служить подтверждением слов. Найти п. в практике. 2. То, что подтверждает, чем подтверждается что л. Собрать подтверждения. Найти в летописях п. чему л. ◁ В… … Энциклопедический словарь

в подтверждение того, что — см. подтверждение; в зн. союза. Присоединяет придаточную часть предложения, в которой подтверждается что л. В подтверждение того, что он приехал, была послана телеграмма … Словарь многих выражений

подтверждение, признание — Подтверждение того, что подпись на банковском или брокерском документе является законной и была удостоверена уполномоченным лицом. Подтверждение необходимо, например, при передаче счета от одного брокера к другому. В банковских операциях… … Финансово-инвестиционный толковый словарь

Подтверждение — код, посылаемый банком эмитентом в подтверждение того, что пластиковая карта покупателя существует, пригодна к использованию и запрашиваемая сумма находится в пределах допустимого лимита. Подтверждение запрашивается в процессе авторизации. По… … Финансовый словарь

Подтверждение на фрахтование тоннажа — документ, выдаваемый перевозчиком в подтверждение того, что для данной партии зарезервировано место на каком либо транспортном средстве. См. также: Договоры фрахта Финансовый словарь Финам … Финансовый словарь

подтверждение на фрахтование тоннажа — Документ, выдаваемый перевозчиком в подтверждение того, что для данной партии зарезервировано место на каком либо транспортном средстве (ЕЭК ООН/ФАЛ) [Упрощение процедур торговли: англо русский глоссарий терминов (пересмотренное второе издание)… … Справочник технического переводчика

подтверждение — я; ср. 1. к Подтвердить подтверждать. Сведения требуют подтверждения. П. улик, гипотезы. Служить подтверждением слов. Найти п. в практике. 2. То, что подтверждает, чем подтверждается что л. Собрать подтверждения. Найти в летописях п. чему л. ◁ В… … Энциклопедический словарь

подтверждение — я; ср. см. тж. в подтверждение, в подтверждение того, что 1) к подтвердить подтверждать. Сведения требуют подтверждения … Словарь многих выражений

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ СЧЕТОВ — CERTIFICATE OF ACCOUNTSИзвестен как аудиторский сертификат; акт независимых бухгалтеров ревизоров; акт независимых присяжных бухгалтеров экспертов, акт экспертов по анализу балансов и фин. отчетности и т. д. Это свидетельство, выдаваемое… … Энциклопедия банковского дела и финансов

подтверждение соответствия — … Справочник технического переводчика

подтверждение соответствия — 3.15 подтверждение соответствия: Документальное удостоверение соответствия нефтепродуктов требованиям технического регламента «О требованиях к автомобильному и авиационному бензину, дизельному и судовому топливу, топливу для реактивных двигателей … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Письмо-подтверждение относится к письмам делового свойства, некоммерческого характера. Его цель – выразить согласие на сотрудничество или подтвердить получение той или иной информации, документации или сведений. Его назначение – выразить уважение и признательность его получателю. Также письмо может заканчиваться словами благодарности и выражением надежды на плодотворное сотрудничество, поставки, услуги и т.д.

Как составить письмо-подтверждение?

Поскольку данный вид писем считается деловым, то и выполняется он в соответствии со структурой обычного делового письма. Для его написания используется бланк предприятия или организации с фирменным логотипом и печатью. В его составе должна быть обязательная информация:

• в «Шапке» слева указывается название предприятия или организации, ее реквизиты, которая отправляет письмо;
• в «Шапке» справа указывается название предприятия и реквизиты, а также фамилия, имя и отчество руководителя, должность (в дательном падеже) кому отправляется письмо;
• номер письма и дата его составления;
• название письма – выражает суть, например, «согласие на поставку товара»;
• обращение – в уважительной форме, имя и отчество получателя письма;
• текст письма пишется в свободной манере, но должен четко формулировать свои цели, например, согласие на сотрудничество, согласие на переговоры или совместный проект и т.д.;
• подпись руководителя предприятия с расшифровкой, его должность и дата составления письма;
• печать предприятия.

Добрый день, Степан! По поводу надлежащего уведомления Постановлением Пленума Верховного суда РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» даны следующие разъяснения:

63. По смыслу пункта 1 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ).
С учетом положения пункта 2 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, осуществляющему предпринимательскую деятельность в качестве индивидуального предпринимателя (далее — индивидуальный предприниматель), или юридическому лицу, направляется по адресу, указанному соответственно в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей или в едином государственном реестре юридических лиц либо по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.
При этом необходимо учитывать, что гражданин, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо несут риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресам, перечисленным в абзацах первом и втором настоящего пункта, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя. Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий (пункт 1 статьи 20 ГК РФ). Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.
Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.
При наличии у иностранного юридического лица представителя на территории Российской Федерации сообщения, доставленные по адресу такого представителя, считаются полученными иностранным юридическим лицом (пункт 3 статьи 54 ГК РФ).
Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (статья 10 ГК РФ). 67. Бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.
Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения было им воспринято, и сделка повлекла соответствующие последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).

Также отследить вручение письма можно по почтовому идентификатору, имеющемуся на квитанции об отправке этого письма.

Отправка и получение системных сообщений в системе управления возможна только с использованием подтвержденного адреса электронной почты.

Подтвердить адрес электронной почты можно следующим образом:

Шаг 1

Если адресов электронной почты ранее не добавлялось, то окно подтверждения выглядит так:

Шаг 2

Введите в текстовое поле адрес электронной почты. Адрес необходимо ввести полностью. Например, MyPost@mail.ru .

После нажмите «Добавить».

Шаг 3

На указанный почтовый ящик придет письмо, содержащее код подтверждения и ссылку для подтверждения адреса.

Существует 2 способа подтвердить адрес почты:

Способ 1. Подтверждение адреса посредством ввода кода

Вам необходимо нажать на ссылку «Подтвердить” рядом с только что добавленным адресом в списке.

Затем необходимо скопировать код из письма и вставить в текстовое поле, предназначенное для кода подтверждения.

После ввода необходимо нажать кнопку «Подтвердить”

Способ 2. Подтверждение адреса посредством ссылки

Просто перейдите по ссылке из письма.

При активации ссылки, система сообщит об успешном подтверждении адреса.

После подтверждения адреса посредством ссылки необходимо нажать в списке адресов на ссылку «Подтвердить».

И далее в форме нажать кнопку «Готово”.

Готово!

В случае если код введен верно, либо подтверждение по ссылке прошло успешно, адрес будет считаться подтвержденным и станет доступен доступен для выбора в качестве контактных данных.

Подтвержденный адрес отображается в списке адресов следующим образом:

Повторная отправка

В случае если при подтверждении посредством ссылки возникли ошибки, система известит Вас об этом сообщением:

В случае если письмо на ящик не пришло, либо возникла ошибка подтверждения посредством ссылки необходимо проверить правильность введенного адреса. Если адрес введен правильно, то необходимо запросить повторную отправку письма. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Отправить повторно”.

В случае повторной отправки, система предупредит, что запрашивать повторную отправку возможно не чаще, чем раз в 2 минуты.

Обратите внимание!

• При небходимости, Вы можете указать имя отправителя (данное имя будет подставляться в заголовки письма). Для этого просто внестите изменения в поле с именем и нажмите на галочку рядом.

• Вы можете удалить адрес из списка. Однако, стоит учитывать, что данный список адресов используется во всей системе управления. Кроме того, настоятельно рекомендуем Вам с осторожностью удалять адреса и не забывать, что они могут использоваться в каких-либо разделах системы управления.

• Нельзя добавить один и тот же email несколько раз с разными именами.

Слева от поля «Кому» есть «кнопочка» с полосками и крошечным треугольником, при нажатии на которую можно выбрать функцию «Уведомить о прочтении».

А вот «Подтвердить получение письма» ИСЧЕЗЛО. Видимо то, что письмо было открыто — определяет робот и не требует от получателя лишних движений. 🙂

Ссылка, про которую упоминает «Кошка» — устарела, она была в СТАРОМ дизайне.
Этот файл «хелпа» переписать не успели.

Судебное разбирательство. Отсылалось письмо ответчику. Письмо обычное без уведомления. Он говорит что его не получал. Как доказать что оно было все таки получено. С точки зрения закона. Может быть есть какая статья?

Ответы юристов ( 4 )

Степан, да такая норма есть. Я могу рассказать Вам об этом более подробно в чате.

Добрый день, Степан! По поводу надлежащего уведомления Постановлением Пленума Верховного суда РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» даны следующие разъяснения:

63. По смыслу пункта 1 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ).
С учетом положения пункта 2 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, осуществляющему предпринимательскую деятельность в качестве индивидуального предпринимателя (далее — индивидуальный предприниматель), или юридическому лицу, направляется по адресу, указанному соответственно в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей или в едином государственном реестре юридических лиц либо по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.
При этом необходимо учитывать, что гражданин, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо несут риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресам, перечисленным в абзацах первом и втором настоящего пункта, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя. Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий (пункт 1 статьи 20 ГК РФ). Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.
Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.
При наличии у иностранного юридического лица представителя на территории Российской Федерации сообщения, доставленные по адресу такого представителя, считаются полученными иностранным юридическим лицом (пункт 3 статьи 54 ГК РФ).
Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (статья 10 ГК РФ).

67. Бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.
Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.
Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения было им воспринято, и сделка повлекла соответствующие последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).

Также отследить вручение письма можно по почтовому идентификатору, имеющемуся на квитанции об отправке этого письма.