Согласно ч. 2 ст. 71 ГПК РФ и ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

Анализ практики высших судебных инстанций, а также личный опыт даёт основания утверждать, что чёткого и ясного понимания сколь лаконичной, столь и важной формулировки «надлежащим образом заверенная копия» до настоящего времени нет.

В числе возможных вариантов толкования рассматриваемого понятия обозначу следующие:

1. заверение копии доказательства судом на основе её сличения с подлинником;
2. заверение копии доказательства представляющим его лицом, участвующим в деле;
3. заверение копии доказательства иным уполномоченным лицом (нотариусом; лицом, от которого доказательство исходит).

Первый из вышеуказанных вариантов наиболее предпочтителен, поскольку позволяет суду и лицам, участвующим в деле, убедиться в существовании подлинника доказательства, а также в аутентичности предоставленной копии.

Вместе с тем, по ряду причин, в числе которых можно отметить процессуальную экономию, первый вариант не находит полной поддержки со стороны судов. Данное обстоятельство, как это ни парадоксально звучит, усложняет работу самих судов, вынуждая оценивать доказательства, оригинала которых не представлялось (а, возможно, и не имелось).

Второй вариант нашёл распространение преимущественно в арбитражных судах, где практикуется со ссылкой на ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 заверение копии письменного доказательства представляющим его лицом. Указанный подход вызывает следующее возражение.

Практически всегда присутствующая заинтересованность лица представляющего доказательства является достаточно весомым обстоятельством против наделения этого лица полномочием свидетельствовать верность копии доказательства.

Довод о том, что лицо, безосновательно заверившее копию доказательства, несёт за данное действие ответственность вплоть до уголовной, вряд ли, можно считать достойной гарантией аутентичности копии доказательства, равно как и наличия его подлинника.

Наличие у лица, участвующего в деле, права на заявление о подложности (фальсификации) доказательства (ст. 186 ГПК РФ, ст. 161 АПК РФ) ситуацию не спасает, поскольку реализация этого права сопряжена с рисками пропуска подложного доказательства или приобретения репутации параноика (в зависимости от степени активности лица, участвующего в деле).

Не вполне понятна и нормативно-правовая основа толкования формулировки «надлежащим образом заверенная копия» по второму варианту. Рассмотрение в качестве такой основы вышеуказанных государственных стандартов РФ представляется неоправданным; ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 – документы с техническими нормами, регламентирующими, в частности, порядок заверения копии документа, но не нормативно-правовые акты, наделяющие всех полномочием свидетельствовать верность копий любых документов.

Говоря о третьем варианте толкования формулировки «надлежащим образом заверенная копия», уместно упомянуть, прежде всего, Основы законодательства РФ о нотариате.

Вышеуказанные Основы (ст.ст. 35, 77) прямо указывают на наличие у нотариуса полномочий свидетельствовать верность копий документов и выписок из них. В связи с чем нотариально заверенная копия документа является надлежащим образом заверенной копией доказательства.

Другим нормативно-правовым актом, имеющим отношение к рассматриваемому варианту толкования, является не утративший силы (как и актуальности) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В соответствии с п. 1 данного Указа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Вышеприведённый пункт, являясь нормативно-правовой основой заверения учреждениями и организациями копий имеющихся у них документов, позволяет считать такие копии надлежащим образом заверенными и использовать их в доказывании.

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

То есть:

• ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
• далее указывается должность лица, заверившего копию;
• проставляется его личная подпись;
• делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• указывается дата заверения;
• проставляется печать.

Например:

Верно

Печать

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.

Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Как правильно оформляются документы представляемые в суд как доказательство.

Вот мои аргументы суду принявшему НЕНАДЛЕЖАЩЕ оформленные доказательства…………….

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, отметку о том, что подлинник документа находится в данной организации. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013).

Нотариальное свидетельствование верности копии документа оригиналу является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом.

(постановление 3ААС от 21.07.2017 по делу № А33-6946/2016)

Если копию документа заверяет не нотариус, а лицо, участвующее в деле, или его представитель, то на документе должны быть все заверительные реквизиты. Перечень таких реквизитов содержится в ГОСТ Р 6.30–2003, а также в Указе.

Лицо, заверившее копию, должно иметь правомерный доступ к подлиннику документа (постановление 18ААС от 18.10.2017 по делу № А76-20110/2016).

Реквизиты, обеспечивающие юридическую значимость копии:

заверительная надпись «Верно»;

должность лица, заверившего копию;

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата заверения;

оттиск печати;

отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, учреждении, организации.

Отсутствие какого-либо из реквизитов — основание для признания доказательства ненадлежащим.

Ссылка на рекомендательный характер стандартов не лишает суд права применять их положения. ( постановление 7ААС от 20.09.2017 по делу № А03-9422/2017)

Удостоверительная надпись должна содержать все предусмотренные Указом и ГОСТ Р 6.30–2003 реквизиты, включая отметку «оригинал документа находится в организации».

Так же хочу заметить, что с 1 июля 2018 года действует Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

То есть в суд должны быть предоставлены оригиналы документа для сличением с копиями. Либо копия должна быть заверена согласно ГОСТам.

Страницы «документа» не пронумерованы, отсутствует дата когда заверялась копия, отсутствует информация где хранится данный документ, вначале «документа» и в конце «документа» отсутствует информация о количестве листов и заполненных страниц.

Суду представлены многостраничные копии, не соответствующие ГОСТам: — страницы не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью.

Исходя из вышеизложенного, Документ становится юридически значимым, когда он оформлен по всем правилам в соответствии ГОСТа.

В соответствии с ч.3 ст. 71 ГПК РФ Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

Начну с первого «документа» представленного суду в качестве копии (л.д.56-65) Отчёт правления ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» за 2015 год.

— Листы не пронумерованы, не прошиты и в конце не заклеены и не скреплены печатью.

— На последней странице отсутствует информация о количестве листов в документе.

— на последней странице синяя печать, а не чёрная — отксерокопированная.

— Роспись » председателя правления ККККК» так же синяя, а не чёрная- отксерокопированная.

— Отсутствует дата изготовления данного отчёта.

— Отсутствует дата изготовления данной ксерокопии.

— Отсутствует информация, где хранится оригинал, с которого изготовлена копия.

По всем признаком данный «документ» не является точной копией оригинала, а является новым документом неизвестно кем и когда изготовленным.

Вторая копия: — Отчёт правления ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» за 2016 год. (л.д.66 -75)

Имеет те же пороки, что и предыдущий отчёт.

Третья копия: Отчёт правления ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» за 2017 год. (л.д.66 -84)

Имеет те же пороки, что и два предыдущих отчёта.

Далее идут два образца бюллетеней, которые не являются документами.

Далее. Отчёт ревизионной комиссии за 2016 год.(л.д 97-103)

— Листы не пронумерованы, не прошиты и в конце не заклеены и не скреплены печатью.

— На последней странице отсутствует информация о количестве листов в документе.

— на последней странице синяя печать, а не чёрная — отксерокопированная.

— Росписи членов ревизионной комиссии отсутствуют.

— проставлена синяя печать, а не чёрная- отксерокопированная.

— Отсутствует дата изготовления данной копии.

— Отсутствует информация, где хранится оригинал, с которого изготовлена копия.

То есть, признаки точной копии с оригинала документа — отчёта ревизионной комиссии — отсутствуют.

Далее идёт приложение к данному отчёту ревизионной комиссии (л.д.104-105), при этом, в нарушение п.10.8 Устава ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» подписано оно председателем ревизионной комиссии, а не всеми членами комиссии, как положено по Закону и Уставу ТСЖ..

П. 10.8. ч.10 Устава ТСЖ: — Решения, принимаемые ревизионной комиссией на заседаниях, оформляются протоколами, подписываемыми ее членами, при необходимости, прилагаются дополнительные материалы по вопросам повестки заседания.

Отчёт ревизионной комиссии за 2015 год (л.д. 106- 113)

— Листы не пронумерованы, не прошиты и в конце не заклеены и не скреплены печатью.

— На последней странице отсутствует информация о количестве листов в документе.

— на последней странице синяя печать, а не чёрная — отксерокопированная.

— Отсутствует дата изготовления данной копии.

— Отсутствует информация, где хранится оригинал, с которого изготовлена копия.

Далее идёт приложение к данному отчёту ревизионной комиссии за 2015 год (л.д.114-115), при этом, в нарушение п.10.8 Устава ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» оно вообще не имеет признаков документа, поскольку на нём вообще отсутствуют подписи, а так же не проставлена дата изготовления документа..

Далее. (л.д.116 – 119) Протокол №4 общего собрания членов ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» в форме заочного голосования с 05 апреля по 25 апреля 2014 года..

— Листы не пронумерованы, не прошиты и в конце не заклеены и не скреплены печатью.

— Отсутствует дата изготовления данной копии.

— Отсутствует информация, где хранится оригинал, с которого изготовлена копия.

— Отсутствуют подписи всех членов правления.

В соответствии с п.8.15 Устава ТСЖ «ЛЛЛЛЛ»: — Решения, принятые по вопросам общего собрания в форме заочного голосования, оформляются лицом, выступившим инициатором его проведения с составлением Протокола результатов заочного голосования, который подписывается инициатором заочного голосования и всеми членами правления Товарищества и заверяется печатью Товарищества. Приложением к протоколу прикладываются листы голосования.

Исходя из выше изложенного, в судебное заседание стороной ответчика представлены копии, не являющиеся копии с оригиналов документов ТСЖ «ЛЛЛЛЛ», которые не являются допустимым доказательством.

В любом случае, вы всегда сможете оспорить, представленные в суд «ДОКУМЕНТЫ» которые на самом деле юридически значимыми доказательствами НЕ ЯВЛЯЮТСЯ.

ГПК РФ Статья 71. Письменные доказательства

<q id=»bkimg_cr» class=»br»></q>1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом. К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи).

(часть 1 в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 220-ФЗ)